Retards dans les paiements, la nouvelle application Just Invoice et la numérisation de la Justice

Retards dans les paiements et la nouvelle application Just Invoice

Dans sa réponse à la question parlementaire de la députée Kristien Van Vaerenbergh sur "Les tarifs des serruriers dans le cadre des frais de justice" de la semaine dernière, le ministre de la Justice Van Quickenborne donne des informations sur les arriérés de paiement et la nouvelle application pour y remédier : Just Invoice.  Nous en résumons ci-dessous les éléments les plus importants qui sont également pertinents pour notre secteur : 

« Certains bureaux de taxation sont toujours confrontés à un problème de retard de paiement, comme c'est le cas notamment à Namur, à Bruxelles  NL et à Eupen. Ailleurs, le délai de paiement de trois mois est généralement bien respecté. (...) Je suis conscient que les procédures de traitement des états de frais introduits au cours des deux dernières années entraînent encore des retards dans certains cas. Pour améliorer la situation, en guise de première mesure, il a été procédé à un recrutement de personnel supplémentaire.

 La réglementation est actuellement appliquée de manière disparate et diffuse. Des règles différentes sont appliquées. Le bureau de taxation d'Anvers, par exemple, fonctionne différemment du bureau de taxation du Limbourg. J'entends également mettre un terme aux applications différentes des règles de taxation. Cela prendra évidemment un certain temps, mais en attendant, nous avons développé une nouvelle application, Just Invoice. Cette application a été développée en étroite collaboration avec le terrain. L'objectif est de disposer d'un système aussi simple et efficace que possible pour la soumission et le traitement de la déclaration de coûts pour les "prestataires de services de la justice" (...).

Les bureaux d'évaluation qui ont commencé le 1er janvier 2020 ne disposent pas d'un système de gestion des documents. Toute la correspondance se fait par courrier électronique. Le courrier électronique ne convient absolument pas comme outil de suivi. Nous connaissons tous la frustration de découvrir une boîte aux lettres pleine après quelques heures de réunions. Dans le cadre des frais de justice, nous parlons de plus de 200 000 documents par an. Le besoin d'une application visant à rationaliser le dépôt et le traitement des documents était donc bien présent. L'application servira d'outil de gestion pour les employés des bureaux de taxation. L'application a été testée avec succès ces dernières semaines par un certain nombre de bureaux de taxation faisant office de projet pilote.  L’application deviendra accessible via Just-on-web dans les semaines à venir, afin que le prestataire de services de la Justice puisse facilement déposer des états de frais et ait également un aperçu de l'état de ses dossiers soumis.

 Il existe toujours un retard historique dans les paiements des experts judiciaires. En général, seuls 30% sont payés dans les 30 jours. En introduisant l'application, nous voulons réduire les arriérés de paiement étape par étape de manière significative. Tout le monde doit être payé rapidement, qu'il s'agisse d'un expert judiciaire dans les affaires pénales, d'un traducteur ou d'un serrurier. C'est également un élément non négligeable pour un système judiciaire crédible. »

Dans le dernier numéro du magazine pour ingénieurs “ILYA”, le ministre de la Justice Vincent Van Quickenborne donne sa vision de la numérisation de la Justice. Nous en avons sélectionné trois extraits pour nos lecteurs : plus de précisions sur Just Invoice et les retards de paiement, et la concertation structurelle avec les associations professionnelles.

Just Invoice

“Un autre nouvel outil que nous sommes en train de développer est Just Invoice. Après tout, les retards de paiement importants constituent un problème historique. Aujourd'hui, seuls 30 % des états de frais sont payés dans les 30 jours. C'est beaucoup trop peu. Nous abandonnons le système inefficace d'envoi de tous les documents par courrier électronique. Par exemple, il n'existe pas de système de suivi ou d'accusé de réception, alors qu'il s'agit de 200 000 documents par an pour quelque huit mille prestataires de services. En mars, nous commencerons à utiliser l'outil numérique Just Invoice. Via le site Just-on-web, les experts judiciaires pourront télécharger leurs dossiers et documents. Ils reçoivent un reçu, le système leur signale les documents manquants et ils peuvent parfaitement suivre l'état d'avancement de leur dossier en ligne. Le système sera dans un premier temps volontaire, mais à terme, nous voulons le rendre obligatoire pour tous les prestataires de services afin de pouvoir raccourcir considérablement les délais de paiement."

Retards dans les paiements

"Il y a toujours un retard historique dans les paiements des experts judiciaires. Nous visons 70 à 80% de paiements dans les 30 jours. Cet objectif sera-t-il atteint immédiatement ? Je ne peux pas le promettre, mais nous nous efforçons d'y parvenir. Si nous atteignons 70 % d'ici la fin de l'année, c'est bien. Après cela, nous pourrons essayer de passer à la vitesse supérieure. D'ailleurs, les retards de paiement ne sont pas toujours la faute de la Justice elle-même. Parfois, les dossiers sont incomplets et tant qu'un dossier n'est pas complet, nous ne pouvons pas effectuer de paiement. Mais les délais de paiement courent déjà. La nouvelle application, Just Invoice, résoudra également ce problème, car toute personne qui soumettra un dossier recevra immédiatement les notifications nécessaires pour compléter son dossier, et chacun pourra suivre l'état de ses dossiers en ligne sans avoir à téléphoner ou à envoyer un courriel."

Concertation structurelle

"Nous consultons les associations professionnelles sur une base structurelle. (...) Nous nous concentrons maintenant fortement sur la numérisation, l'ouverture du registre national, des paiements plus rapides, un système plus efficace. Les autres problèmes qui nous sont signalés, nous voulons bien les aborder avec les associations professionnelles. Un autre problème auquel nous nous attaquons est, par exemple, la révision et l'amélioration des tarifs. Nous allons rationaliser tout cela encore en 2022 et en supprimer les anomalies."