De officiële stempel van beëdigd vertalers: het begon met een advies van de BBVT in februari 2017

De ontstaansgeschiedenis van de officiële stempel: van een advies van de BBVT uit 2017 tot een handige oplossing in afwachting van de e-legalisatie

Iedere beëdigde vertaler zal beamen dat de invoering van de officiële stempel van beëdigd vertaler en het wegvallen van de legalisatie van vertalingen op de griffie van de rechtbank ons heel wat tijdrovende verplaatsingen bespaart.

Minder bekend is de ontstaansgeschiedenis van deze stempel. In februari 2017 verzocht de commissie Justitie van de Kamer van volksvertegenwoordigers om een schriftelijk advies van de BBVT-UPTIA naar aanleiding van met de behandeling van een wetsvoorstel tot wijziging van de wet van 10 april 2014 (wet houdende het nationaal register).

Dat advies van de BBVT-UPTIA werd op 17 februari 2017 uitgebracht aan de leden van de commissie Justitie. Ook de directeur-generaal Rechterlijke Orgaisatie van de FOD Justitie kreeg het advies toegestuurd.

Een van de aanbevelingen van de BBVT-UPTIA uit dat advies luidde als volgt:

 

Vernieuwing en vereenvoudiging van de legalisatieprocedure voor beëdigde vertalingen

Vertalers aan wie een beëdigde en gelegaliseerde vertaling gevraagd wordt, dienen vandaag hun vertalingen te laten legaliseren bij de rechtbank van eerste aanleg waar ze beëdigd zijn en waar een specimen van hun handtekening gedeponeerd is.

De griffier bevestigt de echtheid van de handtekening van de beëdigd vertaler, door op de vertaling een legalisatiestempel en zijn handtekening te zetten.

Met de invoering van het nationaal register stelt zich het probleem dat de huidige lijsten met beëdigd vertalers die elke rechtbank intern hanteert, komen te vervallen.

Art. 26 §1 voorziet dat de kandidaat beëdigd vertaler, tolk of vertaler-tolk die voldoet aan de voorwaarden om opgenomen te worden in het nationaal register, een eed moet afleggen in handen van de eerste voorzitter van het hof van beroep van het rechtsgebied van zijn woon-of verblijfplaats.

Dit is de uitgesproken kans om de legalisatieprocedure te vereenvoudigen.

Dit zou gerealiseerd kunnen worden door elke beëdigd vertaler die opgenomen wordt in het nationaal register, te voorzien van een stempel met daarop zijn identificatienummer, evenals de periode (6 jaar) waarvoor hij toegelaten wordt tot het nationaal register, inclusief vermelding van einddatum op de stempel.

Het is met deze persoonlijke stempel en handtekening dat de beëdigd vertaler de door hem gemaakte vertaling zal “legaliseren”.

De stempel biedt aan de afnemer van de vertaling een garantie dat de vertaler opgenomen is in het nationaal register en dus per definitie ook beëdigd is.

Voor buitenlandse diensten wordt het zo ook veel eenvoudiger om een beëdigde vertaling te onderscheiden, aangezien zij de ingewikkelde en per arrondissement verschillende legalisatieformules in het Nederlands of het Frans niet goed begrijpen, waardoor vertalingen in het buitenland vaak geweigerd worden.

Dit zou een win-win situatie kunnen betekenen, voor zowel de beëdigd vertaler, die geen onnodige en tijdrovende verplaatsingen meer moet doen naar de griffie (en bijgevolg meer ter beschikking kan zijn van Justitie), als voor het overbevraagd griffiepersoneel dat niet langer tienduizenden vertalingen per jaar zal dienen te legaliseren, wat toch een hele belasting voor de administratie betekende. Hierdoor zouden over heel België meer griffiers de vrijgekomen tijd kunnen invullen met andere werkzaamheden op hun dienst.

 

Bij de bespreking van het wetsontwerp in de commissie Justitie in maart 2017 bracht volksvertegenwoordiger Kristien Van Vaerenbergh het voorstel van de BBVT-UPTIA ook ter sprake.

— de Beroepsvereniging van Beëdigde Vertalers en Tolken (UPTIA) heeft een aanbeveling geformuleerd die ertoe strekt de legaliseringsprocedure te vereenvoudigen, met name door de vertaler die in het nationaal register is ingeschreven, toe te staan de door hem gemaakte vertaling zelf te legaliseren. Wat is ter zake het standpunt van de minister?

 

Later dat jaar, in oktober 2017, kwam er een advies van de Hoge Raad van de Zelfstandigen en de KMO. Aan dat advies werkten afgevaardigden van de twee verenigingen uit onze sector die in de Hoge Raad zijn vertegenwoordigd, BBVT-UPTIA en CBTI-BKVT. Onderstaand fragment uit dat advies van oktober 2017 maakt duidelijk dat de argumentering uit het eerdere advies van de BBVT grotendeels werden overgenomen:

 

B. Centralisering van de bekrachtiging van de handtekening

De bekrachtiging van de handtekening door de beëdigde vertalers vraagt vaak tamelijk complexe verplaatsingen en procedures. 

Gezien het belang van de documenten en de rechten en verplichtingen die er uit voortvloeien, begrijpt en onderschrijft de Hoge Raad de noodzakelijkheid van formaliteiten die garanderen dat de prestatie wel degelijk geleverd werd door een bekwaam en beëdigd beroepsbeoefenaar.

De Hoge Raad is echter van mening dat een vereenvoudiging van de legalisatieprocedure gerealiseerd zou kunnen worden door aan elke beëdigd vertaler die opgenomen is in het nationaal register een stempel toe te kennen met daarop zijn identificatienummer, evenals de periode (6 jaar) waarvoor hij toegelaten wordt tot het nationaal register, inclusief vermelding van einddatum op de stempel. Met deze persoonlijke stempel en zijn handtekening zal de beëdigd vertaler de door hem gemaakte vertaling “legaliseren”, “officialiseren”. De stempel biedt aan de afnemer van de vertaling een garantie dat de vertaler opgenomen is in het nationaal register en dus per definitie ook beëdigd is.

Voor buitenlandse diensten wordt het zo ook veel eenvoudiger om een beëdigde vertaling te onderscheiden, aangezien zij de ingewikkelde en per arrondissement verschillende legalisatieformules in het Nederlands of het Frans niet goed begrijpen. Hierdoor worden vertalingen in het buitenland vaak geweigerd.

Dit zou een win-win situatie betekenen voor alle partijen, zowel voor de beëdigd vertaler, die geen onnodige en tijdrovende verplaatsingen meer moet doen naar de griffie (en die bijgevolg meer ter beschikking kan zijn van Justitie), als voor het overbevraagd griffiepersoneel dat niet langer tienduizenden vertalingen per jaar zou moeten legaliseren, wat toch een zware belasting voor de administratie betekent.

De Hoge Raad meent echter dat er in het digitale tijdperk een gecentraliseerde en beveiligde databank met de handtekeningen van de gekwalificeerde beroepsbeoefenaars in werking gesteld zou moeten worden. Deze zou de rechtszekerheid van alle partijen verzekeren en een kostbare tijdswinst mogelijk maken voor alle actoren. Met zou er zich echter wel met bijzondere aandacht van moeten verzekeren dat het ingevoerde systeem voldoende bescherming van de handtekeningen tegen misbruik (hacking, vervalsing, enz.) biedt.

 

Dit praktisch uitgewerkt voorstel vormde daarna duidelijk de basis voor de dienst Nationaal register van de FOD Justitie om via een wetsontwerp dat in 2019 door het parlement werd aangenomen de wetgeving aan te passen. Sinds mei 2019 staat de officiële stempel in het Gerechtelijk Wetboek (artikel 555/11, § 4). Sinds enkele maanden staat hij hopelijk ook op uw bureau.   

 

Tot slot werd enkele dagen geleden duidelijk dat de bevoegde overheden ook een andere aanbeveling ter harte lijken te nemen die onze beroepsvereniging in november 2020 heeft geformuleerd. In de beleidsnota van minister van Justitie Van Quickenborne voor 2022 wordt de invoering aangekondigd van een digitale procedure voor de legalisatie van vertalingen voor het buitenland en de echtverklaring van onze vertalingen door middel van de elektronische handtekening. Dit beantwoordt aan een van de aanbevelingen uit een gezamenlijk advies van 17 november 2020 dat werd opgesteld door de BBVT en de andere beroepsverenigingen uit de sector:

 

HOOFDSTUK 26 - Wijzigingen van het Gerechtelijk Wetboek

Art. 81

De in het voorontwerp van wet beoogde aanvulling van artikel 555/11, § 4 derde lid wordt door de sector als uiterst positief ervaren. Het wegvallen van een legalisatie van een beëdigde vertaling verricht conform art. 555/11, § 4 betekent minder administratieve rompslomp voor de burger en de vertaler, het zal ook de werkdruk voor de griffies gevoelig verminderen.

[…]

Wij dringen er nogmaals op aan dat voor de legalisaties van handtekeningen van vertalers voor gebruik in het buitenland de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toegang zou krijgen tot het specimen van de handtekening van iedere beëdigde vertaler en vertaler-tolk dat conform artikel 555/10, § 2 en artikel 555/14, § 3 wordt neergelegd bij eedaflegging en opgenomen in het nationaal register. Wij vragen de bevoegde diensten van de FOD Justitie en de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking om hiervoor het pad van de digitalisering te willen bewandelen en de e-legalisatie via de ID-kaart van de beëdigde vertaler en vertaler-tolk of de nog uit te reiken legitimatiekaart van de beëdigd vertaler en vertaler-tolk (artikel 555/11, § 1 Gerechtelijk Wetboek) mogelijk te maken.

Wij vragen tot slot de bevoegde diensten van de FOD Justitie om een digitale stempel en digitale handtekening in de toekomst ook voor binnenlands gebruik te willen overwegen, in aanvulling op de officiële stempel en de materiële handtekening van de vertaler of vertaler-tolk.

Gepubliceerd op
Social media

BBVT B.V.

Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken
de Biolleylaan 98, 1150 Sint-Pieters-Woluwe
contact@bbvt.be

 

BE09 9731 3059 3457
Ondernemingsnummer: 597.625.413

Gebruiksvoorwaarden & Privacy
Copyright 2021 BBVT
Design by Lake-IT