"Kick off" structureel overleg beëdigd vertalers en tolken

Notulen van de vergadering van 25 maart 2022 tussen de beroepsverenigingen van de sector beëdigd vertalers en tolken en het kabinet (de beleisdscel) van de vice-eersteminister en minister van Justitie, de rechterlijke organisatie en de rechterlijke orde met het oog op structureel overleg.

 

Aanwezig voor de beroepsverenigingen:

  • Voor BBVT-UPTIA: Amal Boualga
  • Voor GVT (Gerechtsvertalers en -tolken): José D’Hoore
  • Voor BVT (Beëdigd vertalers en tolken): Henri Boghe
  • Voor BVGT (Beroepsvereniging Vlaamse GebarentaalTolken): Lien Soetemans
  • Voor ABILS (Association des Interprètes en Langue des Signes de Belgique Francophone): Gaëlle Abrassart
  • Voor ACV-CSC United Freelancers: Martin Willems
  • Voor CBTI-BKVT : Francis Aucquier et Rita Roggen
  • Voor Lextra Lingua : Samia Belaid et Ned Ceman

Voor het kabinet van de vice-eersteminister en minister van Justitie:

  • Tom Hoorens (adviseur van de beleidscel)
  • Vincent Van Quickenborne (VEM)

Voor de FOD Justitie (de rechterlijke organisatie):

  • Michael Lamhasni (directeur-generaal RO, DG RO)
  • Brigitte Collin (diensthoofd NR + gerechtskosten)

Voor de rechterlijke orde (RO)

  • Goedele Franssens (OR REA Antwerpen) 
  • Geert Merchiers (procureur des Konings Oost-Vlaanderen) 

Simultaanvertolking naar het Frans: José D’Hoore (waarvoor dank)

Notulen opgesteld door: ABILS en BBVT-UPTIA.

 

 

1.     Inleiding:

 

Het kabinet opent de vergadering en dankt de verenigingen voor hun voorgestelde agenda en grieven. Van een aantal van deze punten is een PowerPoint-presentatie gemaakt.

 

De nieuwe beleidscel erkent van meet af aan dat de Belgische justitie één grote werf is en verzekerde de deelnemers bereid te zijn om samen te werken met de beëdigd vertalers en tolken (BVT’s) om het werk tussen de BVT’s en justitie stap voor stap te verbeteren.

 

De leidraad voor de hervorming is de algemene beleidsnota 2022 van de minister van Justitie, de eerste stap is de totstandbrenging van de website en app "Just on web" via dewelke men toegang zal krijgen tot het Nationaal Register dat alle BVT bevat. De openbaarmaking heeft enige tijd op zich laten wachten, deels vanwege de wet op de bescherming van persoonsgegevens. Hierover moest een advies worden ingewonnen (termijn van 2 maanden), maar er was een goede samenwerking tussen het DG RO, het kabinet en de beroepsverenigingen.

 

Sinds het nationale register toegankelijk is voor het grote publiek, raadplegen veel overheidsdiensten deze lijst om kwaliteitsvolle BVT’s te zoeken (FOD Financiën, Douane en Accijnzen, de stad Brussel, enz.) Er is een communicatie uitgestuurd naar de nationale kamers van notarissen en gerechtsdeurwaarders en de gewestelijke verenigingen van steden en gemeenten, enz. Er zullen nog meer inspanningen worden gedaan om te communiceren over de publicatie van het Nationaal Register.

 

Het kabinet overweegt het IFG (Instituut voor Gerechtelijke Opleiding) in te schakelen om na te gaan hoe met tolken kan worden gewerkt. 

 

Ook blijkt dat de politiediensten nog steeds geen real-time toegang hebben tot de databank van het register, maar een wekelijkse update ontvangen. 

 

Op verzoek van de beroepsverenigingen zal het openbaar ministerie (OM) hierover meer informatie verstrekken (naar de politiediensten). 

 

Zowel het kabinet als de minister erkennen dat BVT’s waardevol en noodzakelijk zijn voor de handhaving van de rechtsstaat in België.

 

Tijdens de vergadering komt de vice-eersteminister persoonlijk zijn waardering voor het werk van de beëdigd vertalers en tolken uitspreken. Hij bedankt de BVT’s voor hun inspanningen. Hij zegt dat hij zich bewust is van onze problemen, maar dat alles stap voor stap moet worden gedaan. Hij kondigt ook aan dat later dit jaar een tariefhervorming zou volgen. Het Gemeenschappelijk Front (GF) vraagt hem van deze hervorming een aanzienlijke verbetering te maken.

 

 

2.     Discussie over de "kwaliteitscontrole" van vertalers/tolken:  

 

Artikel 555/12 van het Gerechtelijk Wetboek voorziet in de mogelijkheid van een klacht tegen een slechte BVT, dit zal zelfs worden aangemoedigd. De klacht komt terecht bij de aanvaardingscommissie en kan uiteindelijk leiden tot een schorsing of schrapping uit het register. Besluiten tot schrapping worden niet openbaar gemaakt. De BVT kan zich echter verdedigen en in beroep gaan bij de Raad van State.  Iedereen kan een klacht indienen (zie de KB's). De te volgen procedure zal ons later worden bezorgd.

 

Schrapping is uiteraard een extreme maatregel, en overleg tussen de vorderende magistraat die zich over de kwaliteit van de vertaling heeft beklaagd en de BVT is ten zeerste aan te bevelen (bij voorkeur dient het probleem intern te worden opgelost). Sinds de invoering van het register zijn twee personen geschrapt.

 

Ook zal het kwaliteitshandboek worden herzien om de procedures en de wetgeving voor de BVT's duidelijker te maken. Het kabinet herinnert eraan dat de wet voorrang heeft op het kwaliteitshandboek, dat geen "bijbel" is.

 

Hoewel de overgrote meerderheid van de BVT’s een uitstekende kwaliteit levert, moeten de eisen realistisch zijn.  BVT's moeten de nodige voorwaarden krijgen om hun werk behoorlijk te kunnen doen en de vereiste kwaliteit te leveren.

 

Zo mag een vertaalaanvraag volgens de norm van de EU-instellingen niet meer dan 2100 woorden per dag bedragen (300 woorden/uur).  Anders gaat de vertaling ongetwijfeld ten koste van de kwaliteit. Vertalen is een intense en intellectueel veeleisende taak.

 

Bij een groot volume aan vertalingen is onderaanbesteding, zoals in de particuliere sector het geval is, niet mogelijk omdat de prijs van vertalingen te laag is. 

 

De vorderende overheden moeten nagaan of de opdracht haalbaar is alvorens een termijn voor de uitvoering ervan te vorderen of op te leggen. De rechterlijke macht (het OM) geeft aan dat interne omzendbrieven over dit onderwerp kunnen worden verspreid.

 

Justitie moet er ook voor zorgen dat er gevarieerd wordt bij het oproepen van BVT's, aangezien vaak dezelfde namen circuleren. Nieuwe tolken en vertalers klagen soms dat zij geen opdrachten krijgen. Het kabinet herinnert eraan dat men in het gerechtelijk arrondissement Antwerpen heeft geprobeerd met een rotatiesysteem te werken om nieuwe tolken meer kansen te geven. Ondanks deze pogingen is gebleken dat ze steeds beroep moeten doen op nog steeds dezelfde lijsten omdat het steeds dezelfde BVT's zijn die flexibel en beschikbaar zijn. 

 

De rechterlijke orde bevestigt dat het soms moeilijk is om in Antwerpen een tolk of vertaler te vinden voor bepaalde opdrachten. Snelheid en beschikbaarheid zijn belangrijk in gerechtelijke procedures.

 

Er wordt gewezen op het aantal BVT's die hun naam op de lijst hebben staan vanwege de zichtbaarheid die dat biedt, maar die niet echt voor justitie werken (ook al zijn zij daartoe wettelijk en deontologisch verplicht?) Moet het ontbreken van facturen als basis worden gebruikt om dit gebrek aan samenwerking aan het licht te brengen en deze BVT's uit het register te schrappen? Dit is moeilijk te controleren, omdat BVT’s soms ook onrechtstreeks voor justitie werken, bijvoorbeeld bij tolkendiensten (specifiek voor gebarentaaltolken). Het kabinet weet niet hoe het verder moet, maar aan de BVT's wordt aangeraden bewijsstukken van hun eventuele juridische en gerechtelijke opdrachten bij te houden.

 

 

3.     Oproep tot afschaffing van de "pro rata"-betaling en verhoging van de vertaaltarieven: 

 

Betalen per minuut doet afbreuk aan de BVT en ontmoedigt kandidaten om hiermee door te gaan. Er wordt het voorbeeld gegeven van een prestatie waarbij één minuut werd opgeschreven op de vordering.

Bij het vertalen moet tijd (die niet wordt vergoed) worden besteed aan de opmaak en opzoekingen qua terminologie, en gezien de zeer lage vertaaltarieven is dit werk niet erg aantrekkelijk.

 

De rechterlijk orde vraagt ook om een verklaring waarom het werk aan “taps” zo populair is. Het GF wijst erop dat het daar niet gaat om prestaties van slechts enkele minuten zoals soms op de rechtbank, met een geringe vergoeding voor de wachttijd of het risico van annuleringen. Het beluisteren en vertalen van afgeluisterde telefoongesprekken betekent meerdere uren werk per dag, soms dag na dag, en werkzekerheid voor weken en soms maanden.

 

 

4.     De verenigingen vragen redelijke betaaltermijnen: 

 

Volgens het kabinet zal dit binnenkort mogelijk worden dankzij de digitalisering van justitie en de "JustInvoice"-applicatie die zal worden geïntegreerd in de Just-on-web site. Er werd een demonstratie gegeven van de app "JustInvoice". 

 

Per jaar worden ongeveer 200.000 kostenstaten verwerkt. Alle communicatie tussen dienstverleners en taxatiebureaus verloopt momenteel via e-mail, wat uiteraard moeilijk te beheren valt.

 

De BVT zullen kunnen inloggen en alles via Just-on-Web invoeren: kostenstaat + vordering + goedkeuring en de status van hun vordering kunnen controleren. Na indiening van een kostenstaat ontvangt de prestatieverlener een ontvangstbevestiging en een overzicht van alle ingediende dossiers. Hij wordt in kennis gesteld van het "in betaling zetten" van de kostenstaat (na de vereffeningsfase). Betaling volgt dan binnen 5 dagen.

 

Met de app JustInvoice kunnen statistieken worden opgemaakt en eventuele problemen worden opgespoord. De app is al klaar voor gebruik en zal vanaf begin mei beschikbaar zijn voor dienstverleners.

 

De app is een eerste stap die verder zal moeten worden ontwikkeld in overeenstemming met de GCAB (het boekhoudsysteem van de FOD Justitie voor gerechtskosten). 

 

Alle documenten moeten in PDF-formaat worden ingediend, wat problemen kan opleveren voor de controle van het aantal woorden van de gemaakte vertalingen. Een screenshot met het aantal woorden zou een oplossing kunnen zijn.

 

Commentaar van de verenigingen: de app JustInvoice zou de taxatiebureaus ontlasten, maar verbetert niet echt de werkomstandigheden van de BVT. Het kabinet antwoordt dat JustInvoice een instrument is dat op relatief korte termijn moest worden ontwikkeld en beschikbaar gesteld, en dat via ons overleg verder zal worden geoptimaliseerd.

 

De minister heeft benadrukt dat het niet mogelijk is om alles in één keer te doen, maar dat men genoodzaakt zal zijn om de zaken steen voor steen op te bouwen.

 

Het GF geeft aan dat op langere termijn een breder uitwisselingsplatform ideaal zou zijn, waarbij ook de vertaling bij de vorderende overheid kan worden ingediend, waarna de goedkeuring (met of zonder opmerkingen van de magistraat) volgt, alles via de applicatie. Het ziet er nu inderdaad naar uit dat wij verder via mail vorderingen en te vertalen teksten zullen moeten ontvangen en ook de vertalingen verder zullen moeten indienen en goedkeuringen zullen moeten vragen en ontvangen, steeds via e-mail. Het verzenden van vertalingen per e-mail houdt altijd een veiligheidsrisico in.

 

De DG RO streeft ernaar hulpmiddelen aan te bieden die snel beschikbaar én nuttig zijn.

 

 

5.     Bespreking van de termijnen voor het verkrijgen van goedkeuringen

 

De verenigingen wijzen op de moeilijkheid om goedkeuringen te verkrijgen en opperen de mogelijkheid dat de taxatiebureaus de taak van het opvragen van deze documenten op zich nemen, aangezien de app tijd zal vrijmaken voor hen. Het kabinet zal deze mogelijkheid evalueren wanneer het een duidelijker beeld heeft van de hoeveelheid werk die de taxatiebureaus na de reorganisatie zullen hebben.

 

 

6.     Statistische gegevens over de betalingstermijnen: 

 

Er worden statistische gegevens verstrekt over de betalingstermijnen:

 

In 2021 vindt de betaling gemiddeld na 52 dagen plaats. 

In 2022, na gemiddeld 42 dagen. 

Dit is gebaseerd op de datum van ontvangst van de factuur door het taxatiebureau (en niet op de datum van de factuur, die soms ouder is).  

53% van de kostenstaten zou binnen 30 dagen worden betaald.

Betaling < 30 dagen: Antwerpen, Leuven, Limburg, Henegouwen, Waals-Brabant. 

Probleemgeval: Brussel NL. 

 

De DG RO en het kabinet zullen dinsdag een bezoek brengen aan het taxatiebureau Brussel NL.

 

 

7.     De DG RO stelt het nieuwe team voor:

 

De DG RO legt uit dat er een nieuw team is met een centrale verantwoordelijke voor de gerechtskosten: Brigitte Collin. Zo hebben we één contactpersoon voor alle vragen. 

 

De DG overweegt een hervorming van het systeem van de taxatiebureaus, die thans geografisch zijn ingedeeld volgens de arrondissementen. Sommige bureaus bestaan uit slechts één of twee medewerkers. Als zij afwezig zijn wegens langdurige ziekte, leidt dit tot vertragingen bij de betaling. Dit is een erfenis van de vorige legislatuur. Hervormingen vergen tijd: wetgeving moet worden gewijzigd en procedures moeten worden herzien.  

 

 

8.           DG RO gaat naar een andere vergadering om ongeveer 17:30. Vervolgvergadering.

 

Voorstel om een tweede vergadering te houden na de paasvakantie/begin mei. Het eerste punt dat zal worden besproken is de herziening van de tarieven. De technische mogelijkheden zullen dan worden besproken. De aanwezigheid van de rechterlijk orde (vertegenwoordigers van de magistratuur) is niet vereist. 

 

De DG RO stelt voor drie afzonderlijke KB's te maken:

- één voor vertalingen;

- één voor tolken; 

- één voor taps.

 

Een aparte KB voor elk afzonderlijk hoofdstuk zou sneller gaan, zodat zodra een hoofdstuk klaar is, niet meer op de rest moet worden gewacht.

 

Na deze specifieke vergadering over de tarieven, begin mei, zou een ontwerp van Koninklijk Besluit deze weg moeten volgen: 

 

- Inspectie van Financiën; 

- minister van Begroting; 

- interkabinetale werkgroep;

- ministerraad; 

- Raad van State (30 dagen). 

 

Het is de bedoeling dat deze voor het eind van het jaar worden gepubliceerd.

 

Herbevestiging dat geen Koninklijk Besluit zal worden uitgevaardigd zonder voorafgaand overleg met de beroepsverenigingen. 

 

 

9.            Vervolgvergaderingen met de rechterlijke orde.

 

Voor dit jaar worden nog twee vergaderingen met de rechterlijke orde gepland: één voor en één na de zomervakantie.

 

 

10.         Laten we van de aanwezigheid van de rechterlijke orde gebruik maken om te bespreken wat onze samenwerking kan verbeteren:

 

a.            De rechterlijke orde herinnert eraan dat voor hen de kwaliteit van de BVT's van essentieel belang is om de rechtsstaat te waarborgen.   

 

De verenigingen die de sector vertegenwoordigen, wijzen erop dat de BVT's, om kwaliteit te kunnen garanderen, ook over de middelen en arbeidsomstandigheden moeten beschikken, met name:

 

  • Een billijke vergoeding;
  • Materiële en technische hulpmiddelen: gerechtsgebouwen uitrusten met tolkenkoffers en -cabines.
  • Conferentietolken in cabines worden vooraf op de hoogte gebracht van de te bespreken onderwerpen, hebben schriftelijke ondersteuning, werken in een geluiddichte cabine met microfoons en koptelefoons, ze werken met twee en worden afgewisseld. Bij gebrek aan vergelijkbare omstandigheden is het moeilijk om dezelfde kwaliteit te bereiken. 
  • Voorbereiding: de mogelijkheid om vooraf toegang te krijgen tot het dossier, de uitspraak of ten minste de dagvaarding (eventueel de schriftelijke vordering) om met kennis van zaken te kunnen presteren (ook om deontologische redenen) en de opdracht behoorlijk te kunnen voorbereiden. Vertolking in gebarentaal lijkt daarbij nog meer context te vereisen dan "gewone" vertolking (er is bijvoorbeeld geen algemeen teken voor de term "wapen", zodat de tolk moet weten naar welk soort ‘wapen" wordt verwezen (vuurwapen, mes, honkbalknuppel, enz.) om de juiste betekenis te kunnen geven in gebarentaa).   
  • Beveiliging: anonimisering van BVT's in een dossier om de BVT's te beschermen en vergelding te voorkomen (het register is nu immers openbaar!), verdere sensibilisering van het openbaar ministerie om een goede samenwerking met BVT's te verzekeren.

 

Reactie van het kabinet : 

Wat tolkenkoffers betreft, is er geen markt in België. Geen enkel overheidsdienst heeft er gebruik van gemaakt en er zijn dan ook geen specificaties. De verantwoordelijke dienst van de FOD Justitie bestaat uit slechts twee personen. 

 

Het GF werpt op dat de FOD Volksgezondheid eigen tolkenkoffers heeft. Het kabinet zal info inwinnen, maar geeft toe dat het onmogelijk zou zijn om elke rechtbank en elke rechtszaal met een tolkenkoffer uit te rusten. 

 

Het nieuwe koninklijk besluit zal voorzien in een behoorlijke premie voor tolken die hun eigen apparatuur gebruiken.

 

b.     De rechterlijke orde benadrukt ook de absolute eerbiediging van het geheim van het onderzoek en het gerechtelijk onderzoek en de vertrouwelijkheid (GDPR). De vertalers zijn echter verplicht hun vertalingen aan de taxatiebureaus te versturen om het aantal woorden te verantwoorden. Sommige BVT's verzenden deze documenten via Hotmail en andere GAFA-instrumenten. Dit is veel te riskant!

 

De rechterlijke orde is het meest bezorgd over het feit dat alle vertalingen (zelfs van lopende onderzoeken, dossiers waarop soms een embargo rust, documenten die zelfs andere OR’s of politieambtenaren niet mogen kennen) moeten worden gedeeld met de bedienden van de taxatiebureaus voor de berekening van het aantal woorden van vertalingen. Ook de dossiers Sky ECC worden vermeld.

 

Het GF wijst erop dat het deze bezorgdheid deelt en dat in parlementaire vragen veel vragen over dit onderwerp zijn gesteld.

 

De rechterlijke orde geeft aan dat een andere procedure moet worden overwogen. Natuurlijk zijn niet alle dossiers even geheim als andere. Maar er zijn ook gevoelige dossiers. Het kabinet zal zich over de zaak moeten buigen om de procedure te verbeteren: gebruik van een beveiligde website of app om dit ernstige probleem op te lossen.

 

c.            Iedereen zal beter worden geïnformeerd over de klachtenprocedure.

 

 

11.         Wat de toelatingsvoorwaarden voor de definitieve register betreft, deelt het kabinet ons mee dat de 15 jaar ervaring (vóór 1 december 2016) als BVT die vereist is om een vrijstelling van de opleiding "juridische kennis" te verkrijgen, het voorwerp zal uitmaken van een wetswijziging. 

 

 

12.         Mevrouw Collin verduidelijkt dat elke geleverde prestatie een betaalde prestatie is. Indien een vordering door vergetelheid niet werd mee opgenomen in de maandfactuur voor de desbetreffende maand, kan zij worden ingediend zonder dat een beroepsprocedure nodig is. Dit dient te gebeuren in de vorm van een maandelijkse "bis"-factuur voor dezelfde maand. 

 

 

13.         Mevrouw Collin wijst erop dat de competenties van de BVT’s streng zullen worden gecontroleerd, wat ook zal inhouden dat vertalers alleen naar hun moedertaal (native speaker) zullen kunnen vertalen. Het NR is momenteel voorlopig en er heeft nog geen definitieve opname plaatsgevonden. 

 

 

14.         Het GF wijst nogmaals op het belang van een meer gestructureerd overleg, aangezien geen enkel punt echt tot het einde toe is behandeld en er geen vervolgdata zijn vastgelegd. Het GF verzoekt om een volledige tijdslijn en agenda te mogen ontvangen, alsook om voorafgaande mededeling van alle documenten die zullen worden voorgesteld of besproken.

 
Gepubliceerd op
Social media

BBVT B.V.

Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken
de Biolleylaan 98, 1150 Sint-Pieters-Woluwe
contact@bbvt.be

 

Bankrekening: BE09 9731 3059 3457
Ondernemingsnummer: BE0597.625.413

 
 
 
 
 
Gebruiksvoorwaarden & Privacy
Copyright 2022 BBVT
Design by Lake-IT