Nieuwe procedure voor de legalisatie van beëdigde vertalingen: elektronische handtekening van de beëdigd vertaler vervangt de officiële stempel.
Sinds 1 december 2022 is de procedure voor vertalingen door beëdigd vertalers digitaal. Vanaf die datum valideert de beëdigd vertaler of vertaler-tolk namelijk zijn of haar vertaalde documenten digitaal met een elektronische handtekening. Deze vervangt vanaf die datum de fysieke stempel. In afwachting van een ministeriële omzendbrief betreffende de legalisatie van de handtekening van beëdigd vertalers of vertalers-tolken vindt u hieronder een overzicht van informatie van de FOD Justitie.
1. Vermeldingen en formaat
Om geldig te kunnen zijn moet de beëdigd vertaler of vertaler-tolk telkens op correcte wijze zijn vertaling beëindigen met vermelding van de volgende gegevens:
- “Voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het ….. Gedaan te …… op …… “ ;
- zijn identificatienummer (nummer beginnende met “VTI”);
- zijn voornaam en naam;
- zijn titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;
- zijn handtekening of afbeelding hiervan
- zijn elektronische handtekening.
De digitale vertaling moet steeds worden voorgelegd in pdf-formaat en moet zowel een afbeelding van de manuele handtekening bevatten, als de digitale handtekening, aangebracht met behulp van de eID.
2. Vervanging door de elektronische handtekening van de FOD Justitie
In bepaalde gevallen kan de elektronische handtekening van de vertaler worden vervangen door de elektronische handtekening van de FOD Justitie. Dit is bv. het geval als de vertaler geen eID heeft of deze niet kan gebruiken.
3. Papieren versie van de vertaling
Daarnaast blijft het ook mogelijk om een papieren versie van de vertaling af te leveren. Hierbij wordt de digitaal ondertekende vertaling afgedrukt en met de hand opnieuw ondertekend door de vertaler. Deze optie wordt echter sterk afgeraden, de digitale versie met een elektronische handtekening biedt immers veel meer garanties tegen fraude.
4. Controle bij twijfel
Opgelet, er blijft altijd een risico op fraude. Het is dan ook belangrijk om zeker te zijn dat de vertaling van een beëdigd vertaler of vertaler-tolk komt.
Wilt u er zeker van zijn dat een vertaler of vertaler-tolk beëdigd is en erkend is door de FOD Justitie? Consulteer dan het nationaal register van vertalers, tolken en vertalers-tolken, toegankelijk via Just-on-web ( https://justsearch.just.fgov.be/national-registry-search/translator).
5. Contactpunt
U kunt met al uw vragen omtrent deze nieuwe procedure terecht bij de dienst Nationaal Register:
- Per mail via het adres NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be
- Telefonisch: 02 552 28 40