Advies van de BBVT n.a.v. de nakende vervanging van de fysieke stempels door de gekwalificeerde elektronische handtekening van beëdigd vertalers of vertalers-tolken

De dienst Crossborder van de FOD Justitie heeft de beroepsverenigingen gecontacteerd naar aanleiding van een aankomende verandering in de werkwijze rond de legalisatie van vertalingen door beëdigd vertalers of vertalers-tolken. We ontvingen daarbij een ontwerp van handleiding die gemaakt werd voor de beëdigd vertalers of vertalers-tolken waarin de toekomstige werkwijze wordt uitgelegd alsook een technische uitleg wordt verschaft over de te volgen stappen.

Op 2 oktober bezorgde de BBVT haar advies naar aanleiding van het ontwerp van handleiding aan Crossborder in de hoop dat met onze aanbevelingen rekening kan worden gehouden bij de verdere implementatie van de digitale legalisatie van vertalingen. Dit advies is mede tot stand kunnen komen dankzij de gewaardeerde inbreng van een paar ervaren leden van buiten het bestuur. Wij danken hen hierbij van harte voor hun bijdrage aan dit project.

Het advies werd goed ontvangen en men heeft ons op 25 oktober 2022 meegedeeld dat rekening zal worden gehouden met de aanbevelingen naar de verdere uitwerking.  Hieronder kan u het advies integraal lezen. Het is enkel in het Nederlands beschikbaar:

Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken (BBVT)

Union professionnelle des traducteurs et interprètes assermentés (UPTIA)

erkende beroepsorganisatie  I  organisation professionnelle agréée

contact@bbvt.be

Dit advies wordt uitgebracht naar aanleiding van een verzoek daartoe door het Process Team van Crossborder van 12 oktober 2022.

Inleiding

In een gezamenlijk advies d.d. 17 november 2020 namens de sector vertalers en tolken uitgebracht door de Belgische Kamer van Vertalers en Tolken (CBTI-BKVT), de Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken (BBVT-UPTIA), Lextra Lingua, de feitelijke vereniging Gerechtsvertalers en -tolken (GVT) en de feitelijke vereniging Beëdigd vertalers en tolken (BVT), n.a.v. het voorontwerp van wet houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, had de sector gevraagd om een digitale stempel en handtekening in de toekomst ook voor binnenlands gebruik mogelijk te maken.

Uit het ontwerp van Handleiding voor de legalisatie van documenten door beëdigd vertalers(-tolken) en amendement nr. 17 bij het wetsontwerp om justitie menselijker, sneller en straffer te maken IIbis blijkt nu dat de gekwalificeerde elektronische handtekening (van de beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk) de officiële stempel zal vervangen bij de legalisatie van de vertaling.

We betreuren dat we als beroepsorganisatie niet eerder (lees: de voorbije maanden) door de FOD Justitie zijn geraadpleegd over deze materie. Het vervangen van de officiële stempel van de beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk door de gekwalificeerde elektronische handtekening (van de beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk) houdt ons inziens risico’s in op fraude en misbruik bij vertalingen voor binnenlands gebruik.

We verduidelijken onze bezorgdheden hieronder aan de hand van ons commentaar bij bepaalde punten van het ontwerp van Handleiding voor de legalisatie van documenten door beëdigd vertalers(-tolken). Onderaan het advies volgen onze suggesties.

1.1

“Voor gebruik in het buitenland is er nog steeds validatie nodig van FOD Buitenlandse Zaken.”

Hoe zit het dan met landen die vrijgesteld zijn van verdere legalisatie op grond van bilaterale of andere verdragen? Vb. Frankrijk, Duitsland,… Dat wordt niet vermeld in de handleiding.

“De toegang tot dit platform wordt door het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken verschaft.”

Eén van onze leden werd overigens door de dienst Legalisatie van de FOD Justitie gecontacteerd als testpersoon. Ons lid heeft zich door een verantwoordelijke van de dienst Legalisaties van de FOD Justitie laten vertellen dat er momenteel door hem eigenhandig 3 testpersonen in het platform zijn geüpload en dat het toevoegen van een persoon geen werkje van 5 minuten leek te zijn en dat de dienst NR nog niet gestart is met het invoeren van de +/-2500 anderen. Zal hiervoor de komende weken voldoende tijd kunnen worden uitgetrokken door de dienst NR?

“Voor gebruik in het buitenland is er nog steeds validatie nodig van FOD Buitenlandse Zaken, deze kan echter digitaal plaatsvinden”

Hoe zit het dan met het beperkt aantal landen die nog geen digitale legalisaties aanvaarden? Oude procedure via de dienst Legalisatie van de FOD Justitie en FOD BuZa?

1.2

Betekent dit dat enkel de beëdigd vertaler (of beëdigd vertaler-tolk) zich persoonlijk kan aanbieden bij de FOD BuZa in de fysieke procedure en dus niet langer de klant zelf of een koerier? Indien dat het geval zou zijn, houdt men er best rekening mee dat niet al onze collega’s in de mogelijkheid zijn om zich hiervoor naar Brussel te verplaatsen binnen de openingsuren van de dienst (omwille van de afstand en tal van andere redenen).
Het systeem is duidelijk discriminerend voor alle beëdigd vertalers die niet over een Belgische eID beschikken aangezien zij telkens via het nationaal register zullen moeten gaan.

2. Schema met visuele voorstelling van nieuwe werking:

“Als lokale gemeenten geen PDF aanvaarden.”

Gaat men er dan al op voorhand vanuit dat elke ambtenaar of elke gemeente anders zal reageren op de nieuwe situatie? Is er overleg geweest met de FOD Binnenlandse Zaken of de regionale verenigingen van steden en gemeenten, de ministeries van Onderwijs en andere overheden?

Er bestaat een gevaar dat men in de praktijk enkel een fysieke vertaling zal vragen (dezelfde als nu, maar zelfs zonder stempel) of dat het niet meer duidelijk is, hetgeen een risico op fraude inhoudt.

2.2
“Indien de bestemmeling naast het digitaal gelegaliseerd document een fysiek document wenst te ontvangen, kan dit document eenvoudig worden afgedrukt en vervolgens worden gehandtekend door de beëdigd vertaler.”

Het gevaar dat men in de praktijk enkel een fysieke vertaling zal vragen (dezelfde als nu, maar zelfs zonder stempel) à risico op fraude.

Uit de in de handleiding beschreven werkwijze blijkt dat er geen enkele vorm van controle zal zijn of het VTI-nummer wel klopt, nog actief is en wel voor de juiste taalcombinatie is gebruikt. Voor dat laatste (juiste taalcombinatie) kan nu ook al (met de fysieke officiële stempel) “gesjoemeld” worden, maar deze officiële stempel die door de FOD Justitie was verspreid, biedt toch iets meer garantie dan enkel de vermelding van het VTI-nummer en de digitale handtekening.

Om het even wie (de klant die een beëdigde vertaling van een document nodig heeft) kan immers een fictief VTI-nummer van 7 of 8 cijfers voorafgegaan door “VTI” uitvinden. Bovendien kan werkelijk iedereen die beschikt over een Belgische eID, een kaartlezer en een computer waarop Acrobat Reader is geïnstalleerd een gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen …

We vrezen dat de lokale overheden (gemeenten) of andere bestemmelingen (ministeries van Onderwijs, onderwijstellingen, gerechtsdeurwaarders, notarissen enz.) niet elk VTI-nummer op elke vertaling zullen gaan controleren in het publiek raadpleegbaar gedeelte van het nationaal register.

Of zal via een omzendbrief die instructie tot controle in het publiek raadpleegbaar gedeelte van het nationaal register wel gegeven worden en wordt zo de controlelast verlegd naar het lokale niveau? Men houdt er ook best rekening mee dat er de voorbije paar jaar al veel wijzigingen zijn geweest in het systeem (legalisatie van handtekening vertaler door de griffie - legalisatie van handtekening vertaler door de dienst Nationaal register - legalisatie van handtekening vertaler door middel van de officiële stempel van de vertaler) en dat deze snelle wijzigingen in de werkwijze ook niet altijd goed worden opgevolgd op lokaal niveau (veel websites van gemeenten geven nog steeds erg gedateerde informatie).

Wij vrezen dat hier de zwakke plek zit van dit systeem met een gekwalificeerde elektronische handtekening, een oplossing die veel te veel ruimte laat voor misbruik. En dit niet alleen door klanten die een beëdigde vertaling van een document nodig hebben. Ook beëdigd vertalers en beëdigd vertalers-tolken die geschorst of geschrapt zijn uit het register of niet meer actief, maar van wie de naam bekend klinkt in de oren van gemeenteambtenaren, zouden ongestoord hun gang kunnen blijven gaan en verder “beëdigde” vertalingen kunnen afleveren ook al zijn zij daar niet meer toe bevoegd!

Een verder probleem stelt zich met vertalingen die uit meerdere pagina’s bestaan. De digitale handtekening staat dan wellicht enkel op de laatste pagina. We lezen in de handleiding onder 2.2.:
“Indien de bestemmeling naast het digitaal gelegaliseerd document een fysiek document wenst te ontvangen, kan dit document eenvoudig worden afgedrukt en vervolgens worden gehandtekend door de beëdigd vertaler.”

In dat geval ontstaat de mogelijkheid tot het door de klant wijzigingen van de eerste pagina’s van de afgedrukte vertaling. Bijkomend probleem bij het binnenlands gebruik van vertalingen: zelfs al staat er ook een afbeelding van de handtekening van de vertaler in een digitaal afgeleverde vertaling of een handtekening een afgedrukte vertaling, via het publiek raadpleegbaar gedeelte van het nationaal register kan de bestemmeling ook niet het specimen van de handtekening van de beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk nakijken. Dus ook daar is geen enkele controlemogelijkheid op de echtheid van de handtekening.

Ook het paraferen van elk blad zal wellicht nu niet meer mogelijk bij de voorgestelde oplossing? Of zal bij vertalingen bestaande uit meer dan één pagina een mini-digitale handtekening of paraaf onderaan elk blad moeten geplaatst worden om te voorkomen dat men pagina’s tussenvoegt of vervangt. De huidige én toekomstige wetteksten hebben het echter niet over een paraaf en voorzien enkel een handtekening onder de vertaling.

Deze opmerking geldt overigens voor alle vertalingen, ongeacht bestemming.

Om het belang van het bovenstaande te illustreren verwijzen we naar de syllabus “Deontologie voor beëdigd vertalers” (academiejaar 2021-2022) van docent Joeri Van Liefferinge, gebruikt in de door de FOD Justitie erkende opleiding Beëdigd Vertalen aan UGent, pagina 19:

4.2 Praktische uitvoering

Bij de praktische uitvoering van een beëdigde vertaling is het belangrijk dat je een aantal richtlijnen in gedachten houdt. Het afleveren van een vertaling waarbij de richtlijnen niet zijn gevolgd, kan aanleiding geven tot strenge sancties.

Opmaak en vorm

- Het doel van een beëdigde vertaling is dat een klant die de brontaal onvoldoende begrijpt, uit de vertaling kan uitmaken welk stuk tekst overeenkomt met welk deel van de brontekst. Het is bijgevolg noodzakelijk dat de lay-out van het origineel wordt overgenomen in de vertaling, of dat heel duidelijk is met welk deel van de brontekst een bepaald deel van de vertaling overeenkomt. Als in de brontekst alle elementen genummerd zijn, is het bijvoorbeeld mogelijk sterk van de lay-out af te wijken, op voorwaarde dat ook in de vertaling alle elementen (op dezelfde manier) genummerd zijn;

- Vermeld op elke pagina “voor eensluidende vertaling”;

- Nummer en parafeer alle pagina’s, bij voorkeur met vermelding van het totale aantal pagina’s (dus: 1/10, 2/10 …). Op die manier voorkom je dat er pagina’s uit je vertaling verdwijnen of aan je vertaling worden toegevoegd;

- Hecht alle pagina’s aan elkaar op een manier die misbruik voorkomt. Hiervoor bestaan diverse mogelijkheden, van een ogentang en ringen met lintje tot eenvoudigweg nieten waarbij je een boord omplooit en over het omgeplooide stukje een handtekening of stempel plaatst, zodat die over twee pagina’s verdeeld staat;

- Een beëdigd vertaler mag een stempel gebruiken met zijn naam en gegevens erop. Dat is niet verplicht, maar privéklanten zullen er vaak wel belang aan hechten, omdat de vertaling er officiëler uitziet.

De kans is reëel dat in het kader van de nieuwe wetgeving binnenkort een (mogelijk genummerde) officiële stempel wordt ingevoerd, die elke beëdigd vertaler zal moeten gebruiken, zoals in Nederland nu al het geval is. Zo lang dat niet zo is, mag je die stempel als vertaler zelf vrij ontwerpen.

Tot eind 2019, toen de correctionele griffies van de REA’s nog zorgden voor de legalisatie van de handtekening van de vertaler, waren er interne richtlijnen opgelegd door het DG RO van de FOD Justitie dat indien het te legaliseren document uit meerdere bladen bestond, alle bladen samen moesten worden gehecht met een omgeslagen bovenhoek en moesten de bladen worden genummerd. Zie de kopie van richtlijnen terzake van REA Oost-Vlaanderen, afdeling Gent als bijlage.

We verwijzen ook naar de Omzendbrief houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten:
- Vertalingen :
Wanneer een door een buitenlandse autoriteit afgegeven document aangeboden wordt samen met een vertaling in één van onze landstalen dient het consulair posthoofd of de Minister van Buitenlandse Zaken zowel het origineel als de vertaling te legaliseren. Hij legaliseert de handtekening van de bevoegde ambtenaar op het origineel en de handtekening van de vertaler op de vertaling en hecht beide documenten samen met een omgeslagen bovenhoek waarop de zegel van de consulaire post of de zegel van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelings-samenwerking wordt aangebracht, zodanig dat het onmogelijk is beide documenten te scheiden zonder dat dit zichtbaar is.

We verwijzen ook nog naar de procedure voor de vertaling van documenten opgelegd door de Fédération Wallonie-Bruxelles – Enseigment.be, die gaat over de erkenning van buitenlandse diploma’s in heel Franstalig België (zie bijlage):

1. Faire traduire les documents par un traducteur juré Le cachet et la signature du traducteur seront apposés en partie sur la traduction et en partie sur le document (ou sa copie) qui a été présenté aux fins de traduction (voir l’image «cachet à cheval»). Ces deux documents ne peuvent donc être présentés dissociés l’un de l’autre.

Het komt ook bevreemdend over dat zelfs in een digitale versie van de gelegaliseerde vertaling onderaan zowel de handtekening (of afbeelding hiervan) van de vertaler moet staan als de elektronische handtekening van diezelfde vertaler. Zie ook onze suggesties onderaan dit advies.

2.3

Een opmerking parallel aan voorgaande: enkel mensen met een VTI-nummer zullen de user name ontvangen. Daardoor is er zekerheid dat de persoon wel degelijk de hoedanigheid heeft, dus al betere controle dan voor binnenlands gebruik.

De FOD BuZa vraagt telkens de vertaling + het origineel. Welke oplossing is voorzien voor het uploaden van grote volumes? Er zijn immers ook vertalingen van statuten, jaarverslagen en -rekeningen enz. die vele tientallen pagina’s lang kunnen zijn. En waarvan dan zowel de vertaling als een scan van het origineel moet worden geüpload. Tot hoeveel MB kan er geüpload worden? Het kan niet de bedoeling zijn een vertaling in verschillende PDF’s op te splitsen.

3.3.1 en 3.3.2

Vraag: wat zal de verwachte doorlooptijd zijn, dit voor beide procedures?

3.3.1

Is het wel een verstandig idee om alles te laten verlopen via het algemene mailadres van de dienst Nationaal register? Kan hier geen apart, specifiek mailadres voor worden gecreëerd? Dit zowel om redenen van privacy (inhoud van vertalingen die bij meerdere personen van de dienst terecht kan komen) als om overbelasting van het algemene mailadres te voorkomen.

3.3.2

Laatste paragraaf: er staat geen onderwerp in de zin, dus is het helemaal niet duidelijk wie de vertaling fysiek moet/mag aanbieden. Zie ook onze opmerking hierover onder 1.2.

4.1.1

Idem als voorgaande: wie mag zich aanbieden met de vertaling in geval van fysieke procedure?

4.1.2

Wat houdt deze digitale verificatie in? Welke zijn de vormvereisten?

Maar ook en vooral: hoeveel tijd neemt de controle in beslag? Zal dit equivalent zijn aan de tijd die men nu aan loket doorbrengt? Of zal men een uur / uren / dagen moet wachten op die controle?

Hoe zit het met documenten die uit meerdere pagina’s bestaan? De digitale handtekening staat enkel op laatste, paraferen van elk blad zal niet meer mogelijk zijn? Of zal er een mini-digitale handtekening onderaan elk blad moeten geplaatst worden om te voorkomen dat men pagina’s tussenvoegt of vervangt? Dit is immers in een pdf zo geklaard.

Deze opmerking geldt voor alle vertalingen, ongeacht bestemming. Ook voor binnenlands gebruik.

We hebben begrepen dat bij meerdere vertalingen voor een zelfde bestemmeling ieder document apart moet worden geüpload? Klopt dit en kan hier geen eenvoudigere werkwijze worden voorzien?
Wat ook met de huidige regel opgelegd door de FOD BuZa (zie ‘Belangrijke opmerkingen’ hieronder) dat een kopie van het origineel bij de vertaling gevoegd moet worden met een stempel à cheval? Is hiervoor een digitale oplossing voorzien?

Belangrijke opmerkingen

De beëdigde vertaling van een document moet aan het originele document of aan een kopie van het originele document worden gehecht door middel van een nietje en een stempel van de beëdigd vertaler in de linkerbovenhoek van documenten.

Of moeten de originele documenten enkel worden opgeladen ten behoeve van de verificatie door de FOD BuZa en worden ze niet opgenomen in het eindproduct? 

De beschreven wekwijze werkt perfect voor landen die het apostilleverdrag hebben ondertekend. Wat echter met landen die een legalisatiesticker nodig hebben en waarvoor de vertaling nadien nog naar het consulaat moet en waarvoor dus alles wel nog op papier moet? Hiervoor zal dan allicht steeds de fysieke procedure moeten gelden. Maar dit dienst best expliciet vermeld te worden in de handleiding.

Indien een vertaler geen toegang heeft tot platform eLegalization: ook hier de verwachte doorlooptijd?

Suggesties van de Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken:

Waarom werkt men voor alle vertalingen (ook voor binnenlands gebruik) niet met een platform met user-ID op basis van het VTI-nummer waarop ook vertalingen voor binnenlands gebruik worden geüpload en daar een digitale handtekening krijgen zodat misbruik wordt tegengegaan? De toegang tot zo’n platform met een beveiligde, voor beëdigd vertalers voorbehouden handtekening, zou via een user-ID gekoppeld kunnen worden aan Just-on-web. Eventueel zou de toegang tot zo’n platform ook kunnen worden gekoppeld aan een chip op de nog af te leveren officiële legitimatiekaarten van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk. Deze oplossingen zouden niet discriminerend zijn ten aanzien van beëdigd vertalers die niet beschikken over een Belgische eID.

De verificatie zou ook al een heel stuk vlotter kunnen verlopen indien de beëdigd vertaler via een platform met user-ID op basis van het VTI-nummer een QR-code zou kunnen plaatsen op elke pagina van de vertaling, die een directe link vormt naar zijn of haar profiel in het publiek raadpleegbaar gedeelte van het nationaal register.

Of waarom werkt men niet met een elektronische zegel zoals voor de verificatie van een afschrift of uittreksel van een akte opgenomen in de DABS?

We wijzen in het bijzonder op de werkwijze in verband met afschriften of uittreksel uit de DABS:

3. Natte handtekeningen

Vele gemeenten vragen zich af of een afschrift of uittreksel van een akte opgenomen in de DABS naast het elektronisch zegel nog een extra aangebrachte “natte” of handgeschreven handtekening mag bevatten. Sommige burgers maken melding van problemen met de aanvaarding van de afschriften of uittreksels in het buitenland, op vreemde consulaten of door luchtvaartmaatschappijen. Het is wettelijk echter niet toegelaten een afschrift of uittreksel uit de DABS bijkomend te voorzien van een natte handtekening. De FOD Buitenlandse Zaken heeft alle vreemde consulaten op de hoogte gebracht van de nieuwe afschriften en uittreksels uit de DABS en de bovenstaande informatie in verband met de verificatiemogelijkheden.

Dit staat totaal haaks op wat in het ontwerp van Handleiding voor de legalisatie van documenten door beëdigd vertalers(-tolken) staat:
“Indien de bestemmeling naast het digitaal gelegaliseerd document een fysiek document wenst te ontvangen, kan dit document eenvoudig worden afgedrukt en vervolgens worden gehandtekend door de beëdigd vertaler.“ Is een natte handtekening op een afgedrukte digitaal gelegaliseerde vertaling wel wettelijk? Hoe zullen de gemeenten en andere overheden en instellingen hierop reageren? Is hierover voldoende juridisch advies ingewonnen?

Men houdt er best ook rekening mee dat door de afschaffing van de fysieke officiële stempel en door de eisen van o.a. de FOD BuZa en de Fédération Wallonie-Bruxelles - Enseigment.be maar ook heel wat gemeenten het risico bestaat dat heel wat beëdigd vertalers opnieuw (net als tot eind 2019) een eigen ”officieuze” stempel zullen laten maken en die zullen gebruiken om bijkomend op hun vertalingen te plaatsen en al zeker op een de omgeslagen linkerbovenhoek van vertalingen bestaande uit meerdere bladen. Dit komt een uniforme werkwijze zeker niet ten goede en zal ons een stap verder van een echte digitale oplossing brengen.

En toch: als men echt wil doorgaan met het systeem zoals het nu is voorgesteld, zullen beëdigd vertalers en beëdigd-vertalers-tolken die hun functie en werk ernstig nemen geruster zijn als ze de officiële stempel opnieuw zullen vervangen door een officieuze. Ook al is het een serieuze stap terug. Het zou betekenen dat ze eerst hun vertalingen zouden moeten afdrukken en van “hun” stempel voorzien, desnoods onderaan elke pagina, dan inscannen en vervolgens de elektronische handtekening zouden moeten aanbrengen. Dit is alles behalve een goede oplossing, want omslachtig, niet uniform en het betekent ook geen echte digitalisering van het werkproces. Maar het geeft toch een iets betere bescherming tegen vervalsingen en misbruik.

- Einde van het advies van de Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken -