Omzendbrief nr. 299 - Werking beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken

2024005301

Federale Overheidsdienst Justitie

Omzendbrief nr. 299 Werking beëdigd vertalers tolken en vertalers-tolken

Mevrouw de eerste voorzitter van het Hof van Cassatie,
Mijnheer de procureur-generaal bij het Hof van Cassatie,
Mevrouw en Heren eerste voorzitters bij de hoven van beroep,
Heren eerste voorzitters bij de arbeidshoven,
Heren procureur-generaal bij de hoven van beroep,
Mijnheer de federaal procureur,

Ter attentie van
Dames en Heren magistraten - korpschefs,
Dames en Heren hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen, griffiers en parketsecretarissen
De leden van de taxatie- en vereffeningsbureaus
De beroepsverenigingen van beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken
Alle beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken

Samenvatting: Deze omzendbrief heeft tot doel om de samenwerking tussen de beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken en de rechterlijke orde te verbeteren.

Context

Sinds 2022 vindt er een structureel overleg plaats tussen de beroepsverenigingen van beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken, vertegenwoordigers van de rechterlijke orde, Team Support en de beleidscel van de Minister van Justitie. Deze omzendbrief is een resultaat van de besprekingen in dit structureel overleg en heeft als doel de werking van zowel de beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken als de rechterlijke orde te verbeteren.

1. Digitale werking

A. Aanleveren van vertalingen via digitale wijze

A.1. Door de vertalers

Vertalers moeten nog vaak hun vertalingen via post of persoonlijk bezorgen aan hun opdrachtgever. Dit zorgt voor extra verplaatsingskosten, tijdverlies maar ook extra printkosten en/of portkosten voor de vertalers zelf. De bedoeling is dat de vertalingen via digitale wijze worden overgemaakt aan de opdrachtgevers. Grote bestanden kunnen trouwens vandaag de dag reeds worden overgemaakt door vertalers via JustsendIt. Het is daarom voorlopig nog belangrijk dat de opdrachtgever in zijn vordering duidelijk vermeldt naar welk e-mailadres van zijn of haar dienst de vertaling gestuurd kan worden.
Vanaf het najaar 2024 zullen vertalers hun vertalingen moeten overmaken via JustDeposit. Op termijn zal het dus niet meer mogelijk zijn om verslagen over te maken per mail maar enkel nog via JustDeposit.

A.2. Door de opdrachtgever

Te vaak gebeurt het nog dat te vertalen teksten/dossiers worden overgemaakt per post door de opdrachtgever. Tussen de datum van de vordering en aankomst per post verstrijkt dan kostbare tijd. Bovendien ontbreken ook vaak (digitale) contactgegevens zodat de vertaler moeilijk zijn opdrachtgever kan bereiken.
Ook is het belangrijk dat de opdrachtgever de teksten, die vertaald dienen te worden, in duidelijk leesbare en bewerkbare vorm bezorgt worden zodat de vertaler geen extra tijd moet besteden aan het lay-outen van de vertaling.

B. Digitale handtekening

Bij het overmaken van de digitale vertaling is de aanwezigheid van de elektronische handtekening van de vertaler voldoende. Het is niet nodig om de vertaling af te drukken en te ondertekenen met de zogenaamde natte handtekening.

C. Buitenlandse vertalers, tolken en vertalers-tolken

Vertalers, tolken en vertalers-tolken die in het buitenland wonen dienen hun kostenstaat in te dienen bij het centraal bureau van de gerechtskosten.

2. Overmaken van vertalingen naar het taxatiebureau is niet langer mogelijk

De Data Protection Officer van de FOD Justitie heeft in het kader van de nieuwe applicatie Justinvoice een negatief advies verleend wat betreft de `verdere verwerking' van verslagen van gerechtsdeskundigen of vertalingen van beëdigde vertalers-tolken.
Deze informatie is buiten proportioneel en niet noodzakelijk om tot de taxatie en vereffening te kunnen overgaan.
Op deze manier aligneren we ons op het advies van de gegevensbeschermingscommissie uit 2019 waarbij deze had geoordeeld dat het overmaken van vertalingen niet proportioneel is.
Het is dus absoluut noodzakelijk dat de opdrachtgever in zijn goedkeuringsdocument het aantal woorden vermeldt waarvoor hij zijn goedkeuring geeft.

3. Aanstelling vertaler - urgentie - realistische verwachtingen

Wat betreft de vertalingen is het belangrijk dat de opdrachtgever realistisch is in het bepalen van de termijn tot vertaling.
Er zijn internationaal gehanteerde normen die zeggen dat een vertaler 300 woorden per uur kan vertalen met een maximum van 2100 woorden per dag.
Bij de opmaak van het tariefbesluit in 2016 werd rekening gehouden met 2100 woorden (= +/- 7 bladzijden) die een vertaler tijdens een werkdag kan vertalen.
C. Dit aantal woorden per dag ligt in lijn met het vademecum `Openbare Aanbestedingen' van de Belgische Kamer van Vertalers Tolken dat stelt: "Onder normale werkomstandigheden kan een vertaler per dag tussen 2.000 en 2.500 woorden vertalen, van een tekst met een gemiddelde moeilijkheidsgraad."
Op basis van deze richtlijn kan een indicatie gegeven worden van de niet-urgente opdrachten.
Voor een vertaling van +/- 10 000 woorden kan een werkweek afgesproken worden in de vordering van de magistraat. Wanneer een opdracht geen datum vermeld, dan geldt de termijn van één maand voor minder dan 30.000 woorden of 3.000 regels en twee maanden indien het meer is.
Indien de termijn en het werkvolume niet in overeenstemming zijn, kan de vorderende overheid een specifieke termijn met de vertaler overeenkomen. Door deze bepalingen op te nemen in deze omzendbrief kan een beter en realistischer verwachtingspatroon gecreëerd worden voor zowel de opdrachtgever als voor de vertaler.
De gerechtelijke autoriteiten kunnen een raming maken van het aantal te vertalen woorden alvorens een vordering uit te sturen.
Indien het aantal te vertalen woorden meer dan 2100 woorden per dag of 210 regels per dag bedraagt, kan de magistraat, afhankelijk van de datum waarop de vertaling aan de magistraat moet worden teruggezonden, nagaan of het mogelijk is meerdere vertalers in te schakelen.
Indien dit niet mogelijk is, moet de magistraat in zijn vordering duidelijk vermelden:
- de datum waarop de vertaling moet worden teruggestuurd
- de reden voor het tijdsverloop: bijvoorbeeld gevaar voor het verbergen van bewijsmateriaal, in gevaar brengen van anderen, naleving van wettelijke termijnen zoals verjaring, voorlopige hechtenis, enz.

4. Oproeping tolken

A. Binnen het register

De oproeping van een tolk dient te gebeuren door het nationaal register voor beëdigd vertalers en tolken te raadplegen. Dit register is erkend als authentieke bron. Enkel dit register kent dus een geactualiseerd overzicht en geeft overzichtelijk weer voor welke taalcombinaties een vertaler of een tolk beëdigd is.
Bij raadpleging van de interne databank van het nationaal register staan sommige inschrijvingen in het groen, andere niet. Groen toont diegenen aan die reeds definitief opgenomen zijn in het nationaal register. Ook iemand die niet in het groen staat kan geldig aangesteld kan worden. Dit scenario zal uiteraard uitdoven naargelang het voorlopig register uitdooft.
Via deze omzendbrief vestigen we ook de aandacht op het feit dat men eveneens dient te proberen om tolken op te roepen die minder vaak opgeroepen worden. Het is namelijk belangrijk dat onervaren tolken het beroep leren en kansen krijgen, om zo de instroming van nieuwe tolken te verzekeren.

B. Buiten het register

Bij een aanstelling van een vertaler of een tolk buiten het nationaal register is het belangrijk dat deze aanstelling gemotiveerd wordt conform artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek. Artikel 555/15 in fine stelt immers: "Een uittreksel van de beslissing met vermelding van de gerechtsdeskundige of beëdigd vertaler, tolk of vertaler-tolk alsook van de motivering worden meegedeeld aan de Federale Overheidsdienst Justitie."
Af en toe doen zich gevallen voor van gerechtspersoneel dat optreedt als vertaler-tolk. De regel is dat onpartijdigheid boven alles gaat en dat men dus zeker niet kan aangesteld worden in zijn eigen parket of rechtbank. Om dit met een concreet voorbeeld te staven; het kan niet de bedoeling zijn dat bijvoorbeeld een medewerker van de griffie van de politierechtbank optreedt in een zaak van diezelfde politierechtbank. Indien de medewerker optreedt in een zaak voor een arbeidsrechtbank kan dit uitzonderlijk wel.

5. Het aanleveren van de goedkeuring

In het belang van een snelle uitbetaling van de vertalers/tolken is het belangrijk dat de opdrachtgever snel de goedkeuring geeft voor een prestatie. Zonder de goedkeuring kan een vertaler of tolk geen dossier indienen bij het taxatiebureau en kan hij dus niet uitbetaald worden.
Tolken die mondeling worden gevorderd voor een opdracht moeten altijd een schriftelijke vordering krijgen, ook als de opdracht niet doorgaat. In dat laatste geval kunnen ze zo hun recht op een annulatie doen gelden.

6. Regels rond onderaanneming

In artikel 10 van het koninklijk besluit tot vaststelling van de deontologische code van de beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken staat: "Indien teamwerk vereist is om de vertaal- of tolkopdracht tot een goed einde te brengen, kan, mits toestemming van de opdrachtgever, de vertaler of tolk relevante informatie delen met andere tolken of vertalers van het team dat is belast met de opdracht. In dat geval is het hele team gebonden door de discretieplicht."
Het is echter deontologisch onaanvaardbaar dat niet-beëdigd vertalers worden ingeschakeld door beëdigd vertalers bij het verkrijgen van een vertaalopdracht. Hier zal streng op worden gecontroleerd door de FOD Justitie.

7. Briefing tolken voor een zitting

Indien mogelijk geeft de magistraat zijn griffier de opdracht om de tolken bij hun aankomst een korte briefing te geven over de zaak of minstens mee te delen wat het onderwerp is waarover men moet tolken en voor welke persoon men dient te tolken. Voor een tolk is het een groot verschil indien hij dient te tolken in een zaak van een gauwdiefstal of in een zaak met seksueel misbruik.
Het vermelden door de griffie van de aard van de zaak, op de vordering, wordt aanbevolen.

8. Gebruik van fluisterset

Bij een assisenproces of processen waarvan de debatten een volledige dag of meerdere dagen duren kan de plaatselijke entiteit een fluisterset huren zodat de tolk in goede omstandigheden de vertolking kan uitvoeren. De kosten worden terugbetaald via het systeem van de gerechtskosten.
Wanneer een tolk zelf over een fluisterset beschikt kan hij deze uiteraard altijd gebruiken. Die praktijk moet aangemoedigd worden omdat het de kwaliteit van de mondelinge vertaling enkel maar ten goede komt en zo leidt tot een betere rechtsbedeling.

9. Bijkomende informatie

Voor elke bijkomende informatie kan een beroep gedaan worden op de dienst partners van Team Support via:
NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be
T nl: +32(0)2 552 28 40 of +32(0)2 552 28 57
T fr: +32(0)2 552 28 56 of +32(0)2 552 26 29

10. Inwerkingtreding

Deze omzendbrief treedt in werking op de dag van publicatie in het Belgisch Staatsblad.

P. VAN TIGCHELT,
Minister van Justitie