Digitale procedure beëdigde vertalingen: vaak gestelde vragen
Een communicatie van de FOD Justitie - Team Support - Legalisaties & Parlementaire Vragen aan de beëdigd vertalers en beëdigd vertalers-tolken.
Beste vertaler,
Beste vertaler-tolk,
Sedert 1 december 2022 geldt de nieuwe, digitale procedure.
We hebben gemerkt dat er nog enige onduidelijkheid is en er een aantal vragen vaak terugkomen.
We lijsten daarom hieronder de meest voorkomende vragen even op.
Inhoud
Wat is de wettelijke basis voor de nieuwe procedure?. 2
Kan ik er ook voor kiezen om zoals vroeger te blijven werken?. 2
Hoe verloopt de nieuwe procedure voor het binnenland?. 2
Hoe verloopt de nieuwe procedure voor het buitenland?. 2
Wanneer ontvang ik mijn gebruikersnaam en wachtwoord voor eLegalization?. 3
Wie kan een vertaald document laten legaliseren in eLegalization?. 3
Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening?. 3
Hoe plaats ik een gekwalificeerde elektronische handtekening?. 3
Wat zijn de voordelen van de nieuwe, digitale procedure?. 4
Zijn er nóg voordelen voor de vertalers?. 4
Waarom de stempels afschaffen?. 4
Wat moet ik doen als ik niet over een eID beschik?. 4
Moet het brondocument ook gelegaliseerd worden voor het buitenland?. 5
Hoe laat ik het brondocument legaliseren?. 5
Kan men de Apostille of Legalisatie voor het buitenland nog op papier ontvangen?. 5
Mag ik een Apostille vertalen?. 6
Kan men nog vertalingen aan het loket van de FOD Justitie laten legaliseren?. 6
Is de elektronische handtekening ook geldig voor buitenlandse vertalers/tolken?. 7
Bent u verplicht om Adobe Acrobat Reader te gebruiken?. 7
Zijn alle gemeenten op de hoogte?. 7
Zijn alle notarissen op de hoogte?. 7
Zijn alle rechtbanken op de hoogte?. 7
Zijn alle ambassades op de hoogte?. 7
Laatste aanpassing: 01/03/2023
Wat is de wettelijke basis voor de nieuwe procedure?
De nieuwe procedure is met terugwerkende kracht geldig vanaf 1/12/2022, in overeenstemming met artikels 34 en 74 van de wet van 6/12/2022 (Publicatie 21/12/2022)[1] en met de Ministeriële Omzendbrief 292 van 1/12/2022 (publicatie 20/01/2023)[2]
Kan ik er ook voor kiezen om zoals vroeger te blijven werken?
De nieuwe procedure is geen extra optie, maar vervangt de voorgaande procedure. Dit wil zeggen dat u vanaf nu uw elektronische handtekening dient te gebruiken in plaats van uw stempel. U ontvangt dus geen nieuwe fysieke stempel meer.
Hoe verloopt de nieuwe procedure voor het binnenland?
De beëdigd vertaler beëindigt zijn vertaling altijd met deze gegevens:
- “Voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het ….. Gedaan te …… op ……”;
- identificatienummer (nummer beginnend met VTI ......);
- handgeschreven handtekening of de afbeelding ervan;
- voornaam en naam;
- titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;
- gekwalificeerde elektronische handtekening.
Het digitale document (= de pdf), mét de gekwalificeerde elektronische handtekening, is de officiële beëdigde vertaling. Deze verliest haar waarde indien u ze afdrukt.
Hoe verloopt de nieuwe procedure voor het buitenland?
De beëdigd vertaler moet het document zelf opladen naar het platform van de FOD Buitenlandse Zaken. Er is geen tussenkomst meer van de FOD Justitie bij het legaliseren van beëdigde vertalingen.
De beëdigd vertaler beëindigt zijn vertaling altijd met deze gegevens:
- “Voor eensluidende vertaling ne varietur van het … naar het ….. Gedaan te …… op ……”;
- identificatienummer (nummer beginnend met VTI ......);
- handgeschreven handtekening of de afbeelding ervan;
- voornaam en naam;
- titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;
- gekwalificeerde elektronische handtekening.
Vervolgens kan de beëdigd vertaler het document uploaden op het eLegalization-platform van de FOD Buitenlandse Zaken (https://elegalisation.diplomatie.be/). De vertaler kan o.a. inloggen met behulp van de eID of Itsme, via de optie ‘Aanmelden als organisatie’.
U moet per aanvraag telkens twee documenten invoeren:
1) een pdf met de elektronisch ondertekende vertaling.
2) een pdf met een scan van het brondocument
Enkel de vertaling zal uiteraard worden gelegaliseerd, maar ook het andere document moet worden opgeladen in dezelfde aanvraag.
Wanneer ontvang ik mijn gebruikersnaam en wachtwoord voor eLegalization?
U ontvangt geen wachtwoord of gebruikersnaam voor eLegalization.
Voor alle vertalers die over een eID beschikken werd een account aangemaakt op het platform en zij kunnen hierop inloggen met behulp van de eID en een kaartlezer of met Itsme (naar keuze). U logt bij eLegalization in via de optie ‘Aanmelden als organisatie’.
Bij problemen met het aanmelden, nodigen wij u uit contact op te nemen met het nationaal register (contactgegevens achteraan faq).
Wie kan een vertaald document laten legaliseren in eLegalization?
Enkel de vertaler(-tolk) zelf, of de FOD Justitie, kan de vertaalde documenten laten legaliseren in eLegalization.
Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening?
Dit is een geavanceerde elektronische handtekening die:
- aangemaakt is met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (bv. geconfigureerde software en/of hardware om een elektronische handtekening aan te maken en die aan bepaalde eisen voldoet);
- gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen afgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten.
De gekwalificeerde elektronische handtekening is een technisch complexe vorm van ondertekening die, vergeleken met de gewone en geavanceerde handtekening, juridisch het meest garanties biedt op het vlak van authenticiteit van de handtekening en integriteit van het ondertekende document.
De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Dat betekent dat de gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven handtekening.
De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt in alle andere lidstaten van de Europese Unie erkend wanneer zij gebaseerd is op een in een lidstaat afgegeven handtekeningcertificaat. U vindt de lijst met certificaten die in Europa worden aanvaard op de website van de Europese Verordening (EU) 910/2014 in verband met eIDAS (electronic identification and trust services)[3].
Hoe plaats ik een gekwalificeerde elektronische handtekening?
Het belangrijkste voorbeeld van een gekwalificeerde elektronische handtekening in België is de ondertekening via eID. De gekwalificeerde handtekening kan met behulp van de eID op een eenvoudige en kosteloze wijze worden toegevoegd aan een pdf.
In de handleiding wordt toegelicht hoe u deze handtekening kunt plaatsen met behulp van het programma Adobe Acrobat Reader. U bent uiteraard ook vrij om hiervoor een alternatief programma te gebruiken.
Wat zijn de voordelen van de nieuwe, digitale procedure?
De FOD Justitie zet volop in op een digitalisering van haar diensten. Dankzij deze digitalisering zorgen we voor een snellere en meer toegankelijke dienstverlening.
De verwerking van de gelegaliseerde documenten verloopt in de nieuwe procedure sneller en efficiënter voor alle partijen;
-
- Er zijn immers geen verplaatsingen meer nodig.
- Er zijn geen port- en papierkosten meer.
- Bovendien kan de identiteit en competentie van de vertaler veel beter worden geverifieerd door zowel de klant als door de bestemmeling van de vertaling.
Dit zijn dan ook allemaal voordelen waar zowel de vertaler, zijn klant, als de bestemmeling van profiteren.
Zijn er nóg voordelen voor de vertalers?
Wanneer iemand werd opgenomen in het nationaal register moest deze persoon wachten tot hij zijn fysieke stempel kreeg. Dit kon soms weken of zelfs maanden duren, waardoor deze persoon zich telkens eerst moet wenden tot de dienst nationaal register alvorens hij zelf kon legaliseren, met alle bijkomende kosten en tijdverlies van dien. Bij verlies of schade aan de stempel moest ook weer een hele procedure opgestart worden om een nieuwe te verkrijgen. Al deze logistieke problemen zijn nu niet langer aan de orde.
Waarom de stempels afschaffen?
Een digitale procedure, gebruikmakend van een gekwalificeerde elektronische handtekening, verzekert een waterdichte verificatie van de identiteit van de ondertekenaar. Een dergelijke mogelijkheid tot controle is onmogelijk via fysieke stempels, die veel meer ruimte laten tot fraude.
De totale aankoopprijs van de stempels bedroeg ook meer dan 60 000 euro. De verdeling van deze meer dan tweeduizend stempels betekende bovendien een enorme logistieke operatie, die veel tijd en energie kostte.
Wat moet ik doen als ik niet over een eID beschik?
Vertalers die hun beëdigde vertalingen niet digitaal kunnen ondertekenen omdat zij niet over een werkende eID beschikken, kunnen deze laten legaliseren door de FOD Justitie. Verzoeken ter legalisatie kunnen per e-mail aan een van de volgende e-mailadressen worden gericht:
- Voor Nederlandstaligen: NRBVT-legalisatie@just.fgov.be
- Voor Franstaligen: RNTIJ-legalisation@just.fgov.be
- Voor Duitstaligen: NRVUD-legalisation@just.fgov.be
In deze gevallen zal de elektronische handtekening van de FOD Justitie de elektronische handtekening van de beëdigd vertaler vervangen. De FOD Justitie engageert zich ertoe deze aanvragen per mail binnen maximaal drie werkdagen te behandelen.
Moet het brondocument ook gelegaliseerd worden voor het buitenland?
Doorgaans moet zowel het brondocument als de vertaling worden gelegaliseerd.
Het moet echter duidelijk zijn dat de FOD Buitenlandse Zaken niet vraagt om deze Apostille/Legalisatie te plaatsen. Het is de ontvangende, buitenlandse partij die hierom vraagt en in het verlengde hiervan de burger die het document aanbiedt ter legalisatie.
De FOD Buitenlandse Zaken voert enkel uit wat haar door de burger wordt gevraagd. Deze burger legt documenten ter legalisatie voor en de FOD Buitenlandse Zaken gaat na of deze legalisatie mogelijk is. Indien het antwoord positief is, voeren zij de legalisatie vervolgens uit.
Het is niet de opdracht van de FOD Buitenlandse Zaken (of van de FOD Justitie) om een onderzoek op te starten of de aanvrager eigenlijk wel op beide documenten (brondocument en vertaling) een legalisatie nodig heeft. Het is dan ook steeds aan te raden dat de burger zich informeert bij de bestemmeling op welke documenten een legalisatie noodzakelijk is.
Hoe laat ik het brondocument legaliseren?
De legalisatie van het brondocument staat los van de legalisatie van de vertaling.
Zoals in het vorige punt werd aangegeven, moeten beide doorgaans worden gelegaliseerd, maar u kunt als vertaler enkel een legalisatie aanvragen van de vertaling via het platform eLegalization. U kunt via dit platform immers enkel de documenten laten legaliseren die u zelf heeft opgesteld en ondertekend.
Indien uw klant ook een legalisatie nodig heeft van het brondocument, dan moet hij dit brondocument het legalisatieproces laten doorlopen dat van toepassing is op het document in kwestie. Hoe dit proces er precies uitziet is afhankelijk van het type document en de uitgever ervan, voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de rubriek over de legalisatie van documenten op de website van de FOD Buitenlandse Zaken en de FOD Justitie.
Kan men de Apostille of Legalisatie voor het buitenland nog op papier ontvangen?
Indien de klant een fysieke afdruk wenst te maken van het gelegaliseerde document dat zich op LegalWeb bevindt, is hij uiteraard steeds vrij om dit te doen. Deze print is echter níet het officiële document; het officiële document is de pdf, met gekwalificeerde elektronische handtekening van Buitenlandse Zaken, die zich op het portaal bevindt. De legalisatieprocedure verloopt nu immers volledig digitaal.
Uw klant kan voor een papieren versie van de Legalisatie een afspraak maken bij Buitenlandse Zaken, nadat de digitale legalisatieprocedure werd uitgevoerd. De klant kan op die manier het document dat zich op het platform bevindt downloaden en afdrukken, en zich naar het loket van BuZa begeven om de fysieke sticker te bekomen. Dit geldt als bijkomende handeling, die volgt op de eigenlijke legalisatie, en waar u als vertaler niet in tussenkomt.
Deze procedure is echter niet van toepassing voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag, hiervoor kan geen papieren sticker worden bekomen bij de Buitenlandse Zaken.
Indien u hierover vragen of opmerkingen heeft nodig ik u uit zich rechtstreeks tot de bevoegde dienst van de FOD Buitenlandse Zaken te wenden, zij bepalen of ze al dan niet fysieke stickers plaatsen.
Mag ik een Apostille vertalen?
Er is geen wijziging ten gevolge de nieuwe procedure met de elektronische handtekening:
Aangaande het vertalen van de Apostille wordt vanuit Justitie geen enkele instructie gegeven in de nieuwe wet, de Ministeriële Omzendbrief, of enige andere officiële communicatie.
De basisprincipes betreffende de beëdigde vertalingen worden vastgelegd in de deontologische code die werd opgenomen in het KB van 18/04/2017 (Publicatie 31/05/2017).[4]
In Art. 19. §3. werd hierin opgenomen: “De vertaler, tolk of vertaler-tolk verbloemt niets, laat niets weg en wijzigt niets aan het vertaalde of getolkte werk.”
Deze paragraaf zou men kunnen interpreteren als een reden om de Apostille mee te vertalen. Een andere interpretatie is echter dat men het brondocument vertaalt dat bijvoorbeeld door een buitenlandse gemeentedienst werd opgesteld. De Apostille wordt immers niet door deze gemeentedienst, maar daar door een andere overheidsdienst geplaatst.
In die interpretatie maakt de Apostille geen integraal deel uit van het te vertalen document, maar gaat dit eigenlijk om een apart document dat werd gevoegd aan het brondocument.
Het gaat dus om een interpretatie over wat moet worden verstaan als brondocument, of in de bewoordingen van het KB als “het vertaalde werk”.
De FOD Buitenlandse Zaken plaatst principieel geen Apostille op vertalingen die bestemd zijn voor het buitenland, als die een vertaling van de Apostille bevatten. Zij hangen dus de interpretatie aan dat de Apostille geen deel uitmaakt van “het vertaalde werk”.
Het Apostilleverdrag van Den Haag bepaalt bovendien dat de Apostille niet vertaald móet worden.
Artikel 3, paragraaf 1 van het Apostilleverdrag, moet volgens punt 304 van het Apostille Handbook in die zin geïnterpreteerd worden[5].
Dit standpunt van de FOD Buitenlandse Zaken is onveranderd sinds de invoering van de digitale procedure.
De FOD Justitie geeft verder geen enkele instructie rond het al dan niet vertalen van de Apostilles.
Indien u een document dat een Apostille bevat integraal vertaalt naar één van de Belgische landstalen, met het doel dit te gebruiken in België, dan zal dit geen problemen opleveren op het niveau van de FOD Justitie.
Vertalingen van Apostilles bestemd voor België zullen door de FOD Justitie niet worden geblokkeerd, al geldt hier inderdaad eigenlijk dezelfde bepaling uit het Apostilleverdrag, waarin wordt aangegeven dat Apostilles niet vertaald moeten worden.
Kan men nog vertalingen aan het loket van de FOD Justitie laten legaliseren?
Neen. Met de nieuwe digitale procedure zetten we in op een end-to-end digitale werkwijze. Deze is sneller en efficiënter voor alle betrokkenen.
Een papieren vertaling blijft mogelijk in sommige, uitzonderlijke, gevallen, maar het is de bedoeling om zoveel mogelijk digitaal te werken. We vertrouwen erop dat de nieuwe, digitale procedure voor een vereenvoudiging qua tijd en kosten zorgt. U verplaatst zich als vertaler niet en de FOD Justitie komt in deze procedure op geen enkel moment tussen, niet per post, niet per mail en niet aan het loket.
Is de elektronische handtekening ook geldig voor buitenlandse vertalers/tolken?
Ja. Het gerechtelijk wetboek kent als voorwaarde dat iemand kan opgenomen worden in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken wanneer die persoon onderdaan is van een lidstaat van de Europese Unie of er wettelijk verblijft. Welke procedure kan gevolgd worden hangt af van hun specifieke situatie, onder andere inzake werkvergunning en dergelijke meer.
Bent u verplicht om Adobe Acrobat Reader te gebruiken?
Neen, er zijn evenwaardige tevens kosteloze alternatieven voor Acrobat Reader, zoals bijvoorbeeld Foxit PDF Reader of JSignPDF. De vertaler is vrij om hiervoor te opteren.
Zijn alle gemeenten op de hoogte?
De omzendbrief werd door het kabinet van de minister gecommuniceerd aan de verschillende verenigingen van steden en gemeenten met de vraag om hun leden te informeren over de nieuwe procedures.
Zijn alle notarissen op de hoogte?
De Federatie van het Notariaat (FEDNOT) werd geïnformeerd, zij heeft verder gecommuniceerd naar haar leden.
Zijn alle rechtbanken op de hoogte?
Er werd gecommuniceerd via het College van Procureurs-Generaal en het College van Hoven en Rechtbanken.
Zijn alle ambassades op de hoogte?
Er werd gecommuniceerd door de FOD Buitenlandse Zaken naar de ambassades en consulaten in België.
Nuttige Links
- Portaal eLegalization: https://elegalisation.diplomatie.be/
- Portaal LegalWeb: https://legalweb.diplomatie.be/search
- afspraak Buitenlandse Zaken: e-Appointment BuZa
- zoekmachine NRBVT: https://justsearch.just.fgov.be/national-registry-search/translator
- rubriek NRBVT: https://justitie.belgium.be/nl/online_diensten/nationaal_register_en_gerechtskosten/
Contactinfo
Vragen over het nationaal register:
Dienst nationaal register
- Voor Nederlandstaligen: 02 552 28 40
- Voor Franstaligen: 02 552 28 56
Algemene vragen over legalisatie:
Dienst Legalisaties FOD Justitie
02 542 65 32
Aanvragen tot digitale legalisatie indien u niet over een werkende eID beschikt:
- Voor Nederlandstaligen: nrbvt-legalisatie@just.fgov.be
- Voor Franstaligen: rntij-legalisation@just.fgov.be
- Voor Duitstaligen: nrvud-legalisation@just.fgov.be
Vragen aan de legalisatiedienst van Buitenlandse Zaken:
[1] Wet om justitie menselijker, sneller en straffer te maken IIbis
[2] Omzendbrief nr 292 tot uitvoering van artikel 555/11, § 4, derde lid, van het Gerechtelijk Wetboek betreffende de legalisatie van de handtekening van beėdigd vertalers of vertalers-tolken
[4] Koninklijk besluit tot vaststelling van de deontologische code van de beëdigd vertalers, tolken en vertalerstolken aangesteld in toepassing van de Wet van 10 april 2014 tot wijziging van verschillende bepalingen met het oog op de oprichting van een nationaal register voor gerechtsdeskundigen en tot oprichting van een nationaal register voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken