Procédure numérique traductions jurées : questions fréquemment posées

La nouvelle procédure est en vigueur avec effet rétroactif depuis le 1^er décembre 2022, conformément aux articles 34 et 74 de la loi du 6 décembre 2022 (publiée le 21 décembre 2022)[1]et à la circulaire ministérielle 292 du 1^er décembre 2022 (publiée le 20 janvier 2023)[2].

Puis-je également choisir de continuer à travailler comme avant ?

La nouvelle procédure n’est pas une option supplémentaire, mais remplace la procédure précédente. Cela signifie qu’à partir de maintenant, vous devez utiliser votre signature électronique au lieu de votre cachet. Vous ne recevrez donc plus de nouveau cachet physique.

Comment la nouvelle procédure se déroule-t-elle pour la Belgique ?

Le traducteur juré termine toujours sa traduction par les mentions suivantes :

« Pour traduction conforme et ne varietur de la langue ... vers la langue .... Fait à ..., le … » ;
son numéro d’identification (numéro commençant par VTI ……) ;
sa signature manuscrite ou l'image de celle-ci ;
ses prénom et nom ;
son titre de traducteur ou traducteur-interprète juré ;
sa signature électronique qualifiée.

Le document numérique (= le PDF), muni de la signature électronique qualifiée, est la traduction jurée officielle. Celle-ci perd sa valeur si vous l’imprimez.

Comment la nouvelle procédure se déroule-t-elle pour l’étranger ?

Le traducteur juré doit télécharger lui-même le document sur la plateforme du SPF Affaires étrangères. Le SPF Justice n’intervient plus dans la légalisation de traductions jurées.

Le traducteur juré termine toujours sa traduction par les mentions suivantes :

« Pour traduction conforme et ne varietur de la langue ... vers la langue .... Fait à ..., le … » ;
son numéro d’identification (numéro commençant par VTI ……) ;
sa signature manuscrite ou l'image de celle-ci ;
ses prénom et nom ;
son titre de traducteur ou traducteur-interprète juré ;
sa signature électronique qualifiée.

Ensuite, le traducteur juré peut télécharger le document sur la plateforme eLegalization du SPF Affaires étrangères (https://elegalisation.diplomatie.be/). Le traducteur peut notamment se connecter à l’aide de son eID ou par Itsme, en cliquant sur ‘Se connecter comme organisation’.

Pour chaque demande, vous devez chaque fois introduire deux documents :

1) un PDF avec la traduction signée électroniquement,

2) un PDF avec un scan du document source.

Naturellement, seule la traduction sera légalisée, mais l’autre document doit également être téléchargé dans la même demande.

Quand vais-je recevoir mon nom d’utilisateur et un mot de passe pour eLegalization ?

Vous ne recevrez pas de mot de passe ni de nom d’utilisateur pour eLegalization.

Un compte a été créé sur la plateforme pour tous les traducteurs qui disposent d’une eID et ceux-ci peuvent s’y connecter à l’aide de l’eID et d’un lecteur de carte ou avec Itsme (au choix). Vous vous connectez à eLegalization en cliquant sur l’option ‘Se connecter comme organisation’.

En cas de problème de connexion, nous vous invitons à prendre contact avec le registre national (dont les données de contact figurent à la fin de la FAQ).

Qui peut faire légaliser un document traduit dans eLegalization ?

Seul le traducteur(-interprète) même, ou le SPF Justice, peut faire légaliser les documents traduits dans eLegalization.

Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?

C’est une signature électronique avancée qui :

est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié (par exemple, un software et/ou hardware configuré pour créer une signature électronique et qui répond à certaines exigences) ;
qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié.

La signature électronique qualifiée est une forme techniquement complexe de signature qui, en comparaison avec la signature ordinaire et la signature avancée, offre juridiquement le plus de garanties sur le plan de l’authenticité de la signature et de l’intégrité du document signé.

La signature électronique qualifiée est assimilée à une signature manuscrite. Cela signifie que la signature électronique qualifiée produit les mêmes effets juridiques qu’une signature manuscrite.

La signature électronique qualifiée est reconnue dans tous les autres États membres de l’Union européenne lorsqu’elle repose sur un certificat de signature délivré dans un État membre. Vous trouverez la liste des certificats admis en Europe sur le site internet du Règlement (UE) 910/2014 concernant l’eIDAS (‘electronic identification and trust services)[3].

Comment puis-je apposer une signature électronique qualifiée ?

Le principal exemple de signature électronique qualifiée en Belgique est la signature par eID. La signature qualifiée peut être ajoutée simplement et gratuitement sur un PDF au moyen de l’eID.

Le manuel donne des explications sur la manière dont vous pouvez apposer cette signature à l’aide du programme Adobe Acrobat Reader. Bien entendu, vous êtes également libre d’utiliser un programme alternatif pour ce faire.

Quels sont les avantages de la nouvelle procédure numérique ?

Le SPF Justice investit pleinement dans la numérisation de ses services. Grâce à cette numérisation, nous veillons à un service plus rapide et plus accessible.

Dans la nouvelle procédure, le traitement des documents légalisés se déroule plus vite et plus efficacement pour toutes les parties ;

- Il n’est plus nécessaire de se déplacer.
- Il n’y a plus de frais de port ni de frais de papier.
- En outre, l’identité et la compétence du traducteur peuvent être vérifiées beaucoup mieux tant par le client que par le destinataire de la traduction.

Ce sont donc tous des avantages dont profitent tant le traducteur et son client que le destinataire.

Y a-t-il d’autres avantages encore pour les traducteurs ?

Lorsqu’une personne était inscrite dans le registre national, elle devait attendre de recevoir son cachet physique. Cela pouvait prendre parfois des semaines, voire des mois, ce qui amenait cette personne à devoir chaque fois s’adresser au service Registre national avant de pouvoir légaliser elle-même, avec tous les frais supplémentaires et la perte de temps que cela entraînait. En cas de perte du cachet ou de dégât au cachet, il fallait également recommencer toute une procédure pour en recevoir un nouveau. Désormais, tous ces problèmes logistiques ne se posent plus.

Pourquoi supprimer les cachets ?

Une procédure numérique, utilisant une signature électronique qualifiée, garantit une vérification sans faille de l’identité du signataire. Il est impossible d’exercer un tel contrôle avec des cachets physiques, qui laissent beaucoup plus de place à la fraude.

De plus, le prix d’achat total des cachets s’élevait à plus de 60 000 euros. La distribution de ces cachets, dont le nombre dépassait les deux mille, représentait en outre une énorme opération logistique, qui prenait beaucoup de temps et d’énergie.

Que dois-je faire si je ne dispose pas d’une eID ?

Les traducteurs qui ne sont pas en mesure de signer numériquement leurs traductions jurées parce qu’ils ne disposent pas d’une eID opérationnelle peuvent les faire légaliser par le SPF Justice. Les demandes de légalisation peuvent être envoyées par e-mail aux adresses électroniques suivantes :

- Pour les néerlandophones : NRBVT-legalisatie@just.fgov.be

- Pour les francophones : RNTIJ-legalisation@just.fgov.be

- Pour les germanophones : NRVUD-legalisation@just.fgov.be

Dans ces cas-là, la signature électronique du SPF Justice remplacera la signature électronique du traducteur juré. Le SPF Justice s’engage à traiter ces demandes par e-mail en maximum trois jours ouvrables.

Le document source doit-il également être légalisé pour l’étranger ?

Normalement, tant le document source que la traduction doivent être légalisés.

Cependant, il doit être clair que le SPF Affaires étrangères ne demande pas d’apposer cette apostille/légalisation. C’est la partie étrangère réceptrice qui le demande et, dans le prolongement de cela, le citoyen qui présente le document aux fins de légalisation.

Le SPF Affaires étrangères exécute uniquement ce qui lui est demandé par le citoyen. Ce citoyen soumet des documents aux fins de légalisation et le SPF Affaires étrangères vérifie si cette légalisation est possible. Dans l’affirmative, il procède ensuite à la légalisation.

Le SPF Affaires étrangères (ou le SPF Justice) n’a pas pour mission de commencer une enquête pour vérifier si le demandeur a réellement besoin d’une légalisation sur les deux documents (document source et traduction). Il convient dès lors de toujours recommander que le citoyen s’informe auprès du destinataire pour savoir sur quels documents une légalisation est nécessaire.

Comment puis-je faire légaliser le document source ?

La légalisation du document source est indépendante de la légalisation de la traduction.

Comme indiqué au point précédent, les deux documents doivent généralement être légalisés, mais en tant que traducteur, vous pouvez uniquement demander une légalisation de la traduction par le biais de la plateforme eLegalization. En effet, vous ne pouvez faire légaliser par le biais de cette plateforme que les documents que vous avez vous-même rédigés et signés.

Si votre client a également besoin d’une légalisation du document source, il doit faire passer ce document source par le processus de légalisation applicable au document en question. La forme que prend ce processus dépend du type de document et de son éditeur ; pour de plus amples renseignements, nous vous renvoyons volontiers à la rubrique consacrée à la légalisation de documents sur les sites internet du SPF Affaires étrangères et du SPF Justice.

Peut-on encore recevoir sur papier l’apostille ou la légalisation pour l’étranger ?

Si le client souhaite faire une copie physique du document légalisé qui se trouve sur LegalWeb, il est bien entendu toujours libre de le faire. Cette impression n’est toutefois pas le document officiel ; le document officiel est le PDF, sur lequel figure la signature électronique qualifiée des Affaires étrangères, qui se trouve sur le portail. En effet, la procédure de légalisation est à présent entièrement numérique.

Pour obtenir une version papier de la légalisation, votre client peut prendre rendez-vous aux Affaires étrangères, après que la procédure de légalisation numérique a été effectuée. Le client peut ainsi télécharger et imprimer le document qui se trouve sur la plateforme et se rendre au guichet des Affaires étrangères afin d’obtenir le sticker physique. Cela a valeur d’acte complémentaire, qui fait suite à la légalisation proprement dite, et dans laquelle vous n’intervenez pas en tant que traducteur.

Cette procédure ne s’applique toutefois pas aux pays qui ont adhéré à la Convention Apostille. Pour ceux-ci, aucun sticker papier ne peut être obtenu aux Affaires étrangères.

Si vous avez des questions ou des remarques à formuler à ce sujet, je vous invite à vous adresser directement au service compétent du SPF Affaires étrangères, qui détermine s’il appose ou non les stickers physiques.

Puis-je traduire une apostille ?

La nouvelle procédure avec signature électronique n'a donné lieu à aucun changement :

En ce qui concerne la traduction de l'apostille, la Justice ne donne aucune instruction dans la nouvelle loi, la circulaire ministérielle ou toute autre communication officielle.

Les principes de base qui concernent les traductions jurées sont établis dans le code de déontologie figurant dans l'arrêté royal du 18/04/2017 (publication 31/05/2017).[4]

L'article 19, § 3, précise que : « Le traducteur, interprète ou traducteur-interprète ne déguise, ne retranche ni ne modifie rien des propos qu'il est appelé à restituer. ».

Ce paragraphe pourrait être interprété comme un motif de traduire l'apostille. Une autre interprétation veut toutefois que l’on traduise le document source établi, par exemple, par un service communal étranger. En effet, cette apostille n’est pas apposée par ce service communal, mais par un autre service public.

Selon cette interprétation, l’apostille ne fait pas intégralement partie du document à traduire, elle constitue en fait un document séparé qui a été joint au document source.

Il s’agit donc d’une interprétation quant à ce qu’il convient d’entendre par document source, ou selon la formulation de l’arrêté royal, par « les propos à restituer ».

En principe, le SPF Affaires étrangères n'appose pas d'apostille sur les traductions destinées à l’étranger, si celles-ci contiennent une traduction de l’apostille. Il adhère donc à l’interprétation selon laquelle l'apostille ne fait pas partie des « propos à restituer".

La Convention Apostille de la Haye précise en outre que l’apostille ne doit pas être traduite.

L’article 3, paragraphe 1, de la Convention Apostille doit, selon le point 304 du Manuel Apostille, être interprété en ce sens[5].

Cette position du SPF Affaires étrangères n'a pas changé depuis l’introduction de la procédure numérique.

Le SPF Justice ne donne en outre aucune instruction concernant la traduction ou non des apostilles.

Si vous traduisez intégralement un document qui contient une apostille dans une des langues nationales belges afin de l’utiliser en Belgique, cela ne posera pas de problèmes au niveau du SPF Justice.

Les traductions d'apostilles destinées à la Belgique ne seront pas bloquées par le SPF Justice, car, en effet, la même disposition que celle de la Convention Apostille, qui indique que les apostilles ne doivent pas être traduites, s'applique.

Peut-on encore faire légaliser des traductions au guichet du SPF Justice ?

Non. Avec la nouvelle procédure numérique, nous mettons en œuvre une méthode de travail numérique de bout en bout. Celle-ci est plus rapide et plus efficace pour tous les intéressés.

Une traduction papier reste possible dans certains cas, exceptionnels, mais le but est de travailler autant que possible de façon numérique. Nous espérons que la nouvelle procédure numérique entraînera une simplification en termes de temps et de coût. Vous ne vous déplacez pas en tant que traducteur et le SPF Justice n’intervient à aucun moment dans cette procédure, que ce soit par courrier, par e-mail ou au guichet.

La signature électronique est-elle encore valable pour les traducteurs/interprètes étrangers ?

Oui. Dans le Code judiciaire figure la condition selon laquelle une personne peut être reprise dans le registre national des experts judiciaires et des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés si cette personne est ressortissante d'un État membre de l'Union européenne ou y séjourne légalement. La procédure à suivre dépend de leur situation spécifique, notamment en matière de permis de travail, etc.

Est-on obligé d’utiliser Adobe Acrobat Reader ?

Non, il existe des alternatives équivalentes et gratuites à Acrobat Reader, comme Foxit PDF Reader ou JSignPDF, par exemple. Le traducteur est libre de faire son choix.

Toutes les communes sont-elles au courant ?

La circulaire a été communiquée par le cabinet du ministre aux différentes associations des villes et communes, assortie d’une demande d’informer leurs membres des nouvelles procédures.

Tous les notaires sont-ils au courant ?

La Fédération du Notariat (FEDNOT) a été informée et a communiqué à ce sujet avec ses membres.

Tous les tribunaux sont-ils au courant ?

Une communication a été faite par le Collège des procureurs généraux et le Collège des cours et des tribunaux.

Toutes les ambassades sont-elles au courant ?

Une communication a été faite par le SPF Affaires étrangères aux ambassades et consulats.

[1] Loi visant à rendre la justice plus humaine, plus rapide et plus ferme IIbis

[2] Circulaire n° 292 relative à l'exécution de l'article 555/11, § 4, alinéa 3, du Code judiciaire relatif à la légalisation de la signature des traducteurs et traducteurs-interprètes jurés

^{^[3]} https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home

[4] Arrêté royal fixant le code de déontologie des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés désignés en application de la loi de 10 avril 2014 modifiant diverses dispositions en vue d'établir un registre national des experts judiciaires et établissant un registre national des traducteurs, interprètes et traducteurs-interprètes jurés

[5] https://www.hcch.net/en/publications-and-studies/details4/?pid=5888

Publié le

03/05/2023

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