Laattijdige betalingen, de nieuwe applicatie Just Invoice en de digitalisering bij justitie

Laattijdige betalingen en de nieuwe applicatie Just Invoice

In zijn antwoord op een parlementaire vraag van volksvertegenwoordiger Kristien Van Vaerenbergh "De tarieven van de slotenmakers in het kader van de gerechtskosten" van vorige week, geeft minister van Justitie Van Quickenborne informatie over de betalingsachterstand en de nieuwe applicatie om hieraan te verhelpen: Just Invoice. Wij vatten hieronder het belangrijkste samen. Dit is ook relevant voor onze sector.  

“Het klopt dat er bij bepaalde taxatiebureaus nog altijd vertraging is bij de uitbetaling, zoals in Namen, Brussel-Nederlands en Eupen. Op de meeste andere plaatsen wordt de betalingstermijn van 3 maanden wel relatief gerespecteerd. (…). Ik ben mij ervan bewust dat de procedures voor de behandeling van de kostenstaten die de afgelopen twee jaar zijn ingevoerd, in sommige gevallen nog tot vertragingen leiden. Om de situatie te verbeteren, is er in de eerste plaats extra personeel aangeworven.

De regelgeving wordt momenteel disparaat en diffuus toegepast. Men hanteert verschillende regels. Het taxatiebureau van Antwerpen werkt bijvoorbeeld anders dan het taxatiebureau van Limburg. Dat willen we nu op dezelfde leest schoeien. Dit vergt uiteraard wat tijd, maar intussen voorzien we wel een in nieuwe applicatie, Just Invoice. Deze applicatie werd in nauwe samenwerking met het werkveld ontwikkeld. De bedoeling is om een zo eenvoudig en efficiënt mogelijk systeem te hebben voor de indiening en verwerking van de kostenstaat voor de zogenaamde prestatieverleners van Justitie (…).

De taxatiebureaus die gestart zijn op 1 januari 2020 hebben namelijk geen documentmanagementsysteem. Alle correspondentie verloopt via e-mails. E-mail is absoluut niet geschikt als opvolgtool. Ieder van ons kent de frustratie wel van na een paar uur vergadering een volle mailbox te ontdekken. Bij de gerechtskosten gaat het om meer dan 200.000 documenten op jaarbasis. Er was dus nood aan een applicatie die als doel heeft om de ingave van documenten te stroomlijnen. De applicatie zal dienen als beheerstool voor de medewerkers van de taxatiebureaus. De applicatie werd de voorbije weken succesvol getest door een aantal taxatiebureaus die als piloot fungeerden. In de loop van de komende weken zullen we de applicatie ontsluiten via Just On Web, zodat de prestatieverlener van Justitie eenvoudig de kostenstaten kan indienen en ook een overzicht zal hebben van de status van zijn of haar ingediende dossiers.

Er is nog altijd een historische betalingsachterstand bij gerechtsdeskundigen. In het algemeen wordt slechts 30% binnen de 30 dagen betaald. Door de invoering van de applicatie willen we stapsgewijs en op significante wijze de betalingsachterstand terugdringen. Iedereen moet stipt de betaling ontvangen, of het nu een gerechtsdeskundige is in strafzaken, een vertaler of een slotenmaker. Ook dat is een niet te verwaarlozen element voor een geloofwaardige Justitie.”

In de recentste uitgave van het ingenieursmagazine ILYA geeft minister van Justitie Vincent Van Quickenborne zijn visie op de digitalisering bij justitie. We selecteerden er drie fragmenten uit voor onze lezers: nog meer details over Just Invoice en de betalingsachterstand én het structureel overleg met beroepsverenigingen:

Just Invoice

“Een andere nieuwe tool die we volop ontwikkelen is Just Invoice. Een historisch probleem is immers de serieuze betalingsachterstand. Vandaag wordt slechts 30% van de kostenstaten binnen de 30 dagen betaald. Dat is veel te weinig. We stappen af van het onwerkbare systeem om alle stukken in te sturen via e-mail. Er is bijvoorbeeld geen opvolgingssysteem of ontvangstbewijs, terwijl we toch spreken over 200.000 documenten per jaar voor zowat achtduizend prestatieverleners. In maart beginnen we met de digitale tool Just Invoice. Via de website Just-on-web kunnen gerechtsdeskundigen voortaan hun dossier en hun stukken opladen. Ze krijgen een ontvangstbewijs, het systeem verwittigt hen over ontbrekende stukken en ze kunnen de stand van zaken van hun dossier perfect online opvolgen. Het systeem zal in een eerste fase vrijwillig zijn, maar op termijn willen we het verplichten voor alle prestatieverleners om zo de betalingstermijnen sterk te kunnen inkorten.”

Betalingsachterstand

“Er is nog altijd een historische betalingsachterstand bij gerechtsdeskundigen. We mikken op 70 tot 80% betalingen binnen de dertig dagen. Zal dat direct lukken? Dat kan ik niet beloven, maar we streven het wel na. Als we aan 70% geraken tegen het einde van het jaar, dan is dat mooi. Daarna kunnen we proberen om nog een versnelling hoger te schakelen. Late betalingen liggen trouwens ook niet altijd aan Justitie zelf. Soms zijn dossiers onvolledig en zolang een dossier niet volledig is, kunnen we niet overgaan tot betaling. Maar de betalingstermijnen lopen intussen al wel. De nieuwe applicatie, Justinvoice, zal ook dat probleem oplossen, want wie een dossier indient, krijgt direct de nodige meldingen om zijn dossier te vervolledigen en iedereen kan de status van zijn dossiers online opvolgen zonder te moet bellen of mailen.”

Structureel overleg

“Wij gaan structureel met de beroepsverenigingen in overleg. (…) We focussen nu sterk op digitalisering, het openstellen van het nationaal register, snellere betalingen, een performanter systeem. Andere problemen die ons worden gesignaleerd, pakken we graag samen met de beroepsverenigingen aan. Een ander probleem dat we zo aanpakken is bijvoorbeeld de herziening en verbetering van de tarieven. We gaan dat nog in 2022 stroomlijnen en er de anomalieën uit wegnemen.”