Openbare aanbesteding van de FOD Justitie voor beëdigd vertaalwerk - het vervolg

VRAAG VI

Deze procedure maakt gewag van een openbare aanbesteding voor al dan niet beëdigd vertaalwerk. De aanbestedende overheid merkt terecht op dat beëdigd vertaalwerk enkel door beëdigd vertalers kan worden uitgevoerd.

Artikel 555/6 van het Gerechtelijk Wetboek is zeer duidelijk: Behoudens de uitzondering bedoeld in artikel 555/15, zijn uitsluitend de personen die, na beslissing van de minister van Justitie of de door hem gemachtigde ambtenaar en zulks na advies van de aanvaardingscommissie, opgenomen zijn in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken, gemachtigd om de titel van gerechtsdeskundige te voeren en bevoegd om opdrachten als gerechtsdeskundige te aanvaarden en uit te voeren of om de titel van beëdigd vertaler, tolk of vertalertolk te voeren en bevoegd om de hen bij de wet toevertrouwde vertaal- of tolkwerkzaamheden te verrichten die hen bij wet zijn toevertrouwd.

Artikel 555/8 van het Gerechtelijk Wetboek verduidelijkt nog dat enkel de natuurlijke personen die voldoen aan welbepaalde, in dat artikel genoemde voorwaarden kunnen worden opgenomen in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken. 

Dit betekent dat enkel natuurlijke personen (dus niet vertaalbureaus m.a.w. rechtspersonen) gemachtigd zijn om de titel te voeren en enkel de natuurlijke personen die deze titel voeren gemachtigd zijn om opdrachten te aanvaarden (!!) en uit te voeren. Vertaalbureaus kunnen deze opdrachten dus niet aanvaarden en bijgevolg ook niet (laten) uitvoeren.

Het is nochtans de wens van de aanbestedende overheid om dit werk uit te besteden aan vertaalbureaus. Vertaalbureaus zijn geen natuurlijke personen en kunnen dus niet beëdigd zijn (zie bovenvermeld artikel 555/8 van het Gerechtelijk Wetboek).

Waarom respecteert de aanbestedende overheid de wetgeving niet en waarom besteedt het deze beëdigde opdrachten niet rechtstreeks uit aan de beëdigd vertalers die opgenomen zijn in het Nationaal Register? Een Nationaal Register dat door de aanbestedende overheid zelf wordt beheerd.

Antwoord:

In het bestek is bepaald dat beëdigde vertalingen worden uitgevoerd door beëdigde vertalers die zijn opgenomen in het nationaal register. Het is de taak van de opdrachtnemer en de beëdigde vertalers om de relevante wetgeving ter zake in acht te nemen.

VRAAG VII

De aanbestedende overheid legt een gelijke vergoeding op voor een gewone vertaling als voor een beëdigde vertaling. Nochtans moet een beëdigd vertaler aan zwaardere/duurdere eisen en (continue) vorming voldoen (zie wetgeving Nationaal Register). Hoe wordt deze eis door de aanbestedende overheid verklaard? Waarom legt de aanbestedende overheid dan niet dezelfde kwalificatie- en vormingseisen op aan alle vertalers/vertalingen binnen deze aanbesteding?

Een beëdigde vertaling vergt meer werk/handelingen/kennis dan een gewone vertaling. Ook de eigenlijke beëdiging, ondertekening en legalisering via de gekwalificeerde elektronische handtekening van de beëdigd vertaler impliceert extra handelingen. Zal de aanbestedende overheid door deze eis niet een ongeoorloofde druk leggen op de beëdigde vertaaltarieven op de private markt? Zal de aanbestedende overheid door deze eis niet voor een verschraling zorgen van het aantal en de kwaliteit van de beëdigd vertalers in het door de aanbestedende overheid beheerd Nationaal Register? Gaat de aanbestedende overheid beëdigd vertaalwerk niet bagatelliseren als het evenveel betaald moet worden als bijvoorbeeld een eenvoudig informatief foldertje?

Antwoord:

Punt 10.1. van de algemene bepalingen en punt 2.2. van de technische voorschriften zijn het onderwerp geweest van een erratum. De potentiële inschrijvers hebben alle relevante elementen ontvangen die hen in staat moeten stellen om met kennis van zaken hun prijsofferte op te maken (inzonderheid volumes, talencombinaties, aantallen woorden, percentage beëdigde en niet-beëdigde vertalingen).

VRAAG VIII

De aanbestedende overheid vraagt om de tarieven te differentiëren afhankelijk van de herhalingsgraad waarbij 100 % niet vergoed wordt. Beëdigde vertalingen dienen echter door de beëdigd vertaler persoonlijk uitgevoerd te worden. Beëdigde vertalingen mogen ook niet zomaar bewaard worden (AVG). Dit strookt niet met de deontologische code van beëdigd vertalers zoals door de Koning vastgelegd. Hoe worden deze geheugens opgebouwd en bewaard? Hoe kan een beëdigd vertaler opgelegd worden om eenzelfde vertaling (al dan niet voor segmenten) te gebruiken die door iemand anders werd uitgevoerd? Tast dit zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid niet aan?

Zal de aanbestedende overheid door deze eis niet voor een verschraling zorgen van het aantal en de kwaliteit van de beëdigd vertalers in het door de aanbestedende overheid beheerd Nationaal Register?

Antwoord:

De aanbestedende overheid meent inderdaad dat zij niet hoeft te betalen voor de vertaalde woorden wanneer de segmenten een graad van overeenstemming van 100 % vertonen en evenmin voor de herhalingen. Dat is een courante praktijk. De packages worden ter informatie meegedeeld aan de opdrachtnemer.

Beëdigde vertalingen worden enkel bezorgd aan de diensten die ze aanvragen en worden in geen enkel vertaalgeheugen opgenomen.

Het is de taak van de opdrachtnemer en de vertalers, zowel de beëdigde als de niet-beëdigde, om de relevante wetgeving met betrekking tot de AVG in acht te nemen.

VRAAG IX

De aanbestedende overheid gaat niet alleen persoonsgebonden, originele documenten aan een vertaalbureau overmaken (wij herhalen, een vertaalbureau kan niet beëdigd zijn) om daar een beëdigde vertaling met de waarde van origineel van te(laten) maken. De DPO van de FOD Justitie heeft al in een advies laten weten dat krachtens de AVG zelfs taxatiebureaus niet zomaar over deze documenten mogen beschikken. Waarom wijkt de aanbestedende overheid met deze aanbesteding af van het advies van de DPO?

Antwoord:

Punt 20 van de algemene bepalingen van het bestek regelt de AVG-bepalingen die van toepassing zijn in het kader van deze overheidsopdracht.

VRAAG X

De aanbestedende overheid wenst ook beëdigd vertaalwerk in strafzaken uit te besteden. Kan er meer duiding gegeven over welke teksten dit gaat en waarom dit niet uitgevoerd wordt onder de wet op de gerechtskosten in strafzaken?

Antwoord:

Zoals omschreven in punt 5 van de technische voorschriften van het bestek: “Vertalingen inzake strafzaken betreffen meestal strafdossiers, de overbrenging van gedetineerden naar hun land van herkomst of andere strafrechtelijke kwesties. De bron- en doeltalen zijn variabel, maar het gaat regelmatig om Oost-Europese talen.”

De onderhavige overheidsopdracht betreft geen vertalingen waarop de regels inzake gerechtskosten in strafzaken van toepassing zijn.

VRAAG XI

De aanbestedende overheid hanteert andere taalgroepen dan de taalgroepen die gehanteerd worden binnen de wet op de gerechtskosten in strafzaken. Hoe wordt deze discriminatie verantwoord?

Antwoord:

De wet betreffende de gerechtskosten in strafzaken is niet van toepassing op deze overheidsopdracht.

VRAAG XII

De aanbestedende overheid vraagt dat elke vertaling systematisch gereviseerd wordt. Hoe valt dit te rijmen met de deontologische code van de beëdigd vertaler? Daarenboven bepaalt de aanbestedende overheid niet of de revisor beëdigd moet zijn. Voor zover wij weten bestaat deze specialiteit niet in het Nationaal Register aangezien de beëdigd vertaler al een eindproduct aflevert dat waarde van origineel heeft. Welke autoriteit heeft een revisor of opdrachtnemer op de beëdigde vertaler?

Antwoord:

Een beëdigde vertaling wordt gereviseerd door de beëdigde vertaler zelf, vóór hij het eindproduct aflevert.

VRAAG XIII

Domeindeskundige beoordelaars. Hier is ook niet duidelijk of deze personen beëdigd zijn. Naar ons weten bestaat deze specialiteit niet in het Nationaal Register. Kan hier meer duiding rond gegeven worden binnen het kader van beëdigde vertalingen. Kan er ook verduidelijkt worden welke autoriteit de domeindeskundige beoordelaar heeft op de beëdigd vertaler?

Antwoord:

De beoordelingen van de vertalingen door domeindeskundige beoordelaars (het domeininhoudelijk beoordelen) hebben uitsluitend betrekking op niet-beëdigde vertalingen. Het gaat om ongeveer vijf aanvragen per jaar.

Zoals gepreciseerd in punt 2.9 van de technische voorschriften van het bestek gaat het om: “Beoordelen of een doeltekst passend is voor het overeengekomen doel en voldoet aan de conventies van het domein waartoe hij behoort, en correcties aanbevelen. Het domeininhoudelijk beoordelen gebeurt door een domeindeskundige beoordelaar. Deze dienst wordt verleend op eenvoudig verzoek.” 

Er dient een onderscheid te worden gemaakt tussen het domeininhoudelijk beoordelen en het reviseren. Het reviseren gaat over het beoordelen of een vertaling passend is voor het overeengekomen doel, de brontekst en de doeltekst met elkaar vergelijken en correcties aanbevelen. Het reviseren gebeurt door een revisor. Elke vertaling moet systematisch naar behoren worden gereviseerd.

VRAAG XIV

De aanbestedende overheid gebruikt enkel de prijs als gunningscriterium. Openbare aanbestedingen zonder kwaliteitscriterium zijn tegenwoordig zeldzaam, lees onbestaand. Bestaat er geen regelgeving die bepaalt dat openbare aanbestedingen niet meer enkel op basis van de goedkoopste prijs gegund mogen worden? Waarom heeft de aanbestedende overheid niet geopteerd voor een of meerdere kwaliteitscriteria?

Zal de aanbestedende overheid door het gebrek aan kwaliteitscriteria niet voor een verschraling zorgen van het aantal en de kwaliteit van de beëdigd vertalers in het door de aanbestedende overheid beheerd Nationaal Register?

Antwoord:

Het bepalen van de verschillende gunningscriteria behoort tot de discretionaire bevoegdheid van de aanbesteder. In het bestek zijn verschillende elementen opgenomen die de kwaliteit van de geleverde vertalingen moeten waarborgen.

VRAAG XV

De indexeringsregels zijn ons inziens niet conform met de bestaande regelgeving inzake openbare aanbestedingen.

Antwoord:

De in het bestek vermelde prijsherzieningsformule is in overeenstemming met de regelgeving inzake overheidsopdrachten (inzonderheid artikel 10 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en artikel 38/7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten). De prijsherzieningsclausule wordt feitelijk toegepast op basis van de schommelingen van de lonen van het personeel en van de sociale lasten.

VRAAG XVI

De betalingstermijnen zijn ons inziens niet conform de wet op de betalingsachterstand. Aangezien vertaling bij levering geacht wordt opgeleverd te zijn (punt 14.4), dient de betalingstermijn (inclusief de verificatieperiode) maximaal dertig dagen te bedragen.

Antwoord:

De bepalingen van het bestek zijn wel degelijk in overeenstemming met de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties en met het koninklijk besluit van 14 januari 2013 besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

VRAAG XVII

Punt 17.2: opdrachtnemer en medewerkers zijn enkel gebonden door discretieplicht. Beëdigd vertalers zijn gebonden door het beroepsgeheim (zie wetgeving). Is het echt de bedoeling dat opdrachtnemer en medewerkers aan minder zware eisen moeten voldoen dan de beëdigd vertalers zelf?

Antwoord:

Beëdigde vertalers zijn overeenkomstig hoofdstuk 3 van hun deontologische code gebonden door het beroepsgeheim.

De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht, zoals bepaald in punt 17.2. van de algemene bepalingen van het bestek.

VRAAG XVIII

Punt 18. Wat is de rol van de aanvaardingscommissie binnen het kader van de eventueel betwiste beëdigde vertalingen?

Antwoord:

De commissie in kwestie heeft geen enkele rol in het kader van deze overheidsopdracht.

VRAAG XIX

Intellectuele rechten: een beëdigd vertaler mag zijn intellectuele rechten en het recht om ze definitief over te dragen niet overdragen aan een vertaalbureau. De beëdigd vertaler blijft te allen tijde houder van deze rechten. Kan de aanbestedende overheid dit bevestigen?

Antwoord:

Punt 19 van de algemene bepalingen van het bestek regelt de bepalingen betreffende intellectuele eigendomsrechten die van toepassing zijn in het kader van deze overheidsopdracht.

VRAAG XX

Beëdigde vertalingen met de waarde van origineel dienen voor gebruik in het buitenland vaak ook van een apostille te worden voorzien. Hoe wordt de betaling van de apostille zelf (bedrag dat aan FOD Binnenlandse Zaken dient betaald te worden) en de vergoeding voor de vertaler voor deze dienstverlening geregeld binnen deze aanbesteding?

Antwoord:

In vier jaar tijd is er één geval geweest waarin een apostille werd gevraagd. De kosten van de beëdigde vertaling werden gedragen door de aanbestedende overheid, de kosten van de apostille door de burger.