Het bezorgen van vertalingen aan taxatiebureaus en het geheim van het onderzoek

05.01 Stefaan Van Hecke (Ecolo-Groen): Mevrouw de voorzitter, mijnheer de minister, op 1 januari 2020 trad het KB van 15 december 2019 in werking. Artikel 11 van dat KB stelt dat alleen in uitzonderlijke gevallen een verslag aan het taxatiebureau bezorgd moet worden. Met een verslag bedoelt men de uitgevoerde vertaling. Volgens advies nr. 156/2019 van de GBA zouden die verslagen bovendien nooit aan het taxatiebureau bezorgd moeten worden.

In de praktijk blijkt echter dat taxatiebureaus van vertalers en vertalers-tolken eisen dat ze met de kostenstaat de vertaling meesturen. Onvolledige dossiers zouden niet worden behandeld, in opdracht van de FOD Justitie. Dat lijkt in strijd met de geheimhouding, voorgeschreven in de artikelen 28quinquies, 97 en 90quater van het Wetboek van strafvordering. Bovendien worden dergelijke verslagen vaak per e-mail uitgewisseld.

Ook daarover was de GBA heel kritisch, omwille van de veiligheid.

Daarom heb ik hierover een aantal heel concrete vragen, mijnheer de minister.

Ten eerste, vertalingen bevatten vaak vertrouwelijke info. Het gaat vaak over strafdossiers. Houdt men rekening met het advies van de GBA dat er geen reden is om het taxatiebureau kennis te geven van het inhoudelijke werk van vertalers en gerechtsdeskundigen?

Ten tweede, beëdigde vertalers en taptolken krijgen te horen dat de ambtenaren die hun facturen behandelen “ook de eed hebben afgelegd". Over welke eed gaat het? Betekent het afleggen van die eed dat die ambtenaren toegang hebben tot alle vertrouwelijke informatie van gerechtelijke onderzoeken en opsporingsonder-zoeken?

Ten derde, politierechercheurs en magistraten stellen niet op prijs dat info uit lopende onderzoeken wordt gedeeld. Als vertalers hun vertaling weigeren door te sturen, ook naar de taxatiedienst, riskeren ze echter niet te worden betaald. Ze riskeren ook een gevangenis-straf, boetes en een beroepsverbod als ze het geheim van het onderzoek schenden. Ze zitten eigenlijk tussen twee vuren. Werd hierover voldoende overleg gepleegd met de rechterlijke orde?

Aan welke richtlijnen moet een vertaler zich houden om correct te handelen bij het inleveren en factureren van een vertaling?

Ten vierde, zijn de veiligheidsrisico's bij de uitwisseling van vorde-ringen, verslagen en vertalingen per e-mail onderzocht? Hoe wordt erop toegezien dat de uitwisseling van informatie die gevoelige informatie bevat, op een beveiligde manier geschiedt?

Ten slotte, wanneer zullen vorderingen en de levering van opdrachten verricht in strafzaken en de afhandeling van gerechtskosten volledig digitaal kunnen worden afgehandeld?

05.02 Minister Koen Geens: Mevrouw de voorzitter, mijnheer Van Hecke, sinds 1 januari 2020 voeren de taxatiebureaus per arrondissement de taxatie van kostenstaten van prestatieverleners uit en leggen zij die voor aan de vereffeningsbureaus om ze in betaling te stellen. Het taxatiebureau is geen derde of externe instantie die de diensten levert. De dienst wordt bemand door personeelsleden verbonden aan de rechterlijke orde die vallen onder de hiërarchische verantwoordelijkheid van de hoofdgriffier van de rechtbank van eerste aanleg. Alle personeelsleden bij het taxatiebureau hebben op het ogenblik van hun indiensttreding de wettelijke eed afgelegd en zijn gebonden door de deontologische code en door het beroepsgeheim.

Het taxatiebureau dient op basis van concrete elementen uit het verslag na te gaan of er sprake is van een correcte facturatie. Bij vertalingen gebeurt dat op basis van het aantal woorden in het verslag. Voor de prestatie van een vertaler is het tarief immers vastgelegd per woord. Het bureau controleert bijgevolg het aantal woorden, niet de inhoud van het document.

Uiteraard zijn er beperkingen in het overmaken van stukken via e-mail. Tijdens de informatiesessies in elk arrondissement werden deze beperkingen duidelijk meegegeven. Uitzonderingen zijn met name het overmaken van persoonlijke medische gegevens via niet-geëncrypteerde mail, vertrouwelijke of geheime informatie in het kader van de wet op de veiligheidsclassificatie, transcripties van telefoontaps wanneer de vordering dat vermeldt, zeer volumineuze vertalingen die de bestemmelingen niet kunnen bereiken en de vertalingen waarbij de onderzoeksrechter of de substituut op de vordering expliciet vermeldt dat het niet kan.

In die vijf gevallen wordt het overmaken van de eerste bladzijde van de vertaling en de laatste bladzijde met de handtekening voldoende geacht om de kostenstaat op te sturen. Zijn er in dat geval gerechtigde vermoedens van een verkeerd aantal woorden, dan kan het taxatiebureau aan de griffie of aan het secretariaat vragen om zelf de controle uit te voeren.

U merkt terecht op dat de verdere digitalisering van het beheers-proces met e-Deposit zulke problemen in de toekomst zal kunnen oplossen, aangezien gevoelige stukken gedeponeerd kunnen worden en opgeborgen kunnen blijven op een beveiligde server en enkel een beveiligde link wordt doorgestuurd om het bericht te kunnen lezen. De FOD Justitie is een dergelijke oplossing aan het uittesten in meerdere griffies. 

05.03 Stefaan Van Hecke (Ecolo-Groen): Mijnheer de minister, ik kan begrijpen dat men wil controleren of inderdaad de geleverde prestaties werden gefactureerd. De vraag rijst echter hoe men dat doet. Het signaal van het terrein is dat men vraagt om de volledige vertaling over te zenden. U zegt in uw antwoord dat het volstaat om de eerste en de laatste pagina te bezorgen. Als dat genummerd is en als men ongeveer weet hoeveel woorden er op een pagina staan, kan men dat bij benadering berekenen.

Toch verwacht men blijkbaar de volledige vertaling in sommige gevallen. Als men dat niet doet, wordt er gedreigd en noteert men dat in het dossier. Mensen lopen dan het gevaar hun erkenning of registratie te verliezen. Alles wordt genoteerd. Bij vertalers en tolken komt dat over alsof zij eigenlijk riskeren hun erkenning, en dus ook werk, te verliezen wanneer zij daar lastig over doen. Nochtans heeft de GBA heel duidelijk gezegd dat die verslagen niet moeten worden overgemaakt. Ik denk dat er op het terrein toch enige verwarring heerst. Het lijkt mij goed dat er toch even heel duidelijke richtlijnen worden gegeven aan de taxatiebureaus, wat mag en wat niet mag, wat wettelijk kan en wat niet kan, en dat dit ook wordt gecommuniceerd aan de vertalers en tolken, zodat er op een constructieve manier kan worden gewerkt.
Ik ga ervan uit dat iedereen te goeder trouw is. We weten dat het al een opoffering is om voor Justitie te werken, want het duurt soms lang vooraleer men wordt betaald. Dat is al een opoffering en dan dreigt men nog problemen te krijgen wanneer men zich beroept op het geheim van het onderzoek. Het is dus belangrijk dat er goed wordt gecommuniceerd en dat er goede afspraken worden gemaakt.

Het incident is gesloten.