Omzendbrief nr 292 betreffende de legalisatie van de handtekening van beëdigd vertalers of vertalers-tolken bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 20/01/2023.

1 DECEMBER 2022. - Omzendbrief nr 292 tot uitvoering van artikel 555/11, § 4, derde lid, van het Gerechtelijk Wetboek betreffende de legalisatie van de handtekening van beëdigd vertalers of vertalers-tolken

De Minister van Justitie

aan
De dames en heren Burgemeesters;
De dames en heren Provinciegouverneurs;
De dames en heren notarissen;
De dames en heren beëdigd vertalers en vertalers-tolken;
De Federale overheidsdiensten
Ter info aan
De Vlaamse, Brusselse en Waalse verenigingen van steden en gemeenten en verenigingen van ambtenaren van de burgerlijke stand,
De Ministers van de drie gewesten, onder wier bevoegdheid de plaatselijke besturen vallen,
De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat,
Aan Minister van Buitenlandse Zaken, Europese Zaken en Buitenlandse Handel, en de Federale Culturele Instellingen
De dames en de heren Eerste voorzitters bij de Hoven van Beroep,
De heren Eerste voorzitters bij de Arbeidshoven,
De heren Procureurs-generaal bij de Hoven van Beroep,
Mijnheer de Federale Procureur,
De dames en heren Procureurs des Konings en Arbeidsauditeurs,
De dames en heren Hoofdgriffiers en Adjunct-griffiers,
De dames en heren Voorzitters en Korpschefs van de Politiezones,
De beroepsverenigingen van de beëdigd vertalers en vertalers-tolken,
De ambassades en consulaire posten in België,
Het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming en NARIC Vlaanderen,
De Federatie Wallonië-Brussel: Directoraat-generaal Onderwijs en het Enic-Naric Centrum,
Het ministerie van de Duitstalige Gemeenschap.

Deze omzendbrief vervangt nr. 284 van 1 maart 2021 betreffende de legalisatie van de handtekening van beëdigde vertalers en tolken.

Deze omzendbrief heeft tot doel de regels en verantwoordelijkheden te verduidelijken met betrekking tot de legalisatie van beëdigde vertalingen gemaakt door beëdigde vertalers en vertalers-tolken die gemachtigd zijn om in België op te treden als beëdigd vertaler en vertaler-tolk.

Inleiding

De artikelen 555/6 tot en met 555/16 van het Gerechtelijk Wetboek bepalen wie en onder welke voorwaarden de titel van beëdigd vertaler en vertaler-tolk mag dragen, welke verplichtingen en plichten op hen rusten en welke sancties gelden bij niet-nakoming, en vermelden de bevoegde beheersautoriteit.

Gezien het feit dat, op basis van deze wet :
- alleen personen die geldig zijn ingeschreven in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken de titel beëdigd vertaler of vertaler-tolk mogen voeren (art. 555/6 Ger. W.) ;
- de inschrijving in het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken geschiedt bij besluit van de minister van Justitie of de door hem gemachtigde ambtenaar, na advies van een aanvaardingscommissie (art. 555/7, § 2 Ger. W.);
- de FOD Justitie de kwaliteit controleert van de uitvoering van de vertaalopdrachten die aan beëdigd vertalers en tolken zijn toevertrouwd en toeziet op de naleving van de deontologische code die door de Koning is opgesteld (art. 555/9, 3° Ger. W.)
- de FOD Justitie moet zorgen voor het beheer en de permanente bijwerking van het nationaal register voor gerechtsdeskundigen en beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken (art. 555/10 § 1 Ger. W.)
- de informatie die aan het einde van elke beëdigde vertaling moet worden aangebracht, is in de wet bepaald (art. 555/11, § 4 en art. 555/15 Ger. W.);
- de FOD Justitie de handtekeningen bewaart van de beëdigd vertalers en de beëdigd vertalers-tolken (art. 555/14 Ger. W.);
- een persoon die niet is ingeschreven in het nationaal register voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken, onder de bij de wet bepaalde voorwaarden, kan worden aangewezen om een beëdigde vertaling te maken, op voorwaarde dat deze aanwijzing door de verzoekende autoriteit wordt gemotiveerd in de zin van de wet (artikel 555/15 Ger. W.);
- de lijst van beëdigd vertalers en vertalers-tolken wordt openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 555/10 van het Ger. W. en het Koninklijk Besluit van 16-02-2022 (MB 18-03-2022);

Aangezien bij ministerieel besluit van 15 juni 2018 een delegatie van bevoegdheid met betrekking tot het nationaal register van gerechtsdeskundigen, vertalers, tolken en vertalers-tolken wordt verleend aan bepaalde ambtenaren van de FOD Justitie.

Aangezien art.34 van de wet van 16 december 2022 om justitie menselijker, sneller en straffer te maken IIbis ;
Gelet dat beëdigde vertalingen van officiële documenten die voor het buitenland bestemd zijn, tenzij zij van legalisatie zijn vrijgesteld, door de FOD Buitenlandse zaken moeten worden gelegaliseerd.

Voor meer informatie:
https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten

Aangezien er een samenwerkingsakkoord gesloten is tussen de FOD Justitie en de FOD Buitenlandse Zaken om de elektronische legalisatie van voor het buitenland bestemde beëdigde vertalingen te vergemakkelijken en de toegang van beëdigd vertalers en tolken tot het eLegalisatieplatform van de FOD Buitenlandse Zaken te organiseren;

Aangezien sinds 1 maart 2022 de lijst van personen die gemachtigd zijn om beëdigde vertalingen te doen voor alle burgers toegankelijk is via de website van de FOD Justitie Just-on-web (https://justsearch.just.fgov.be/national-registry-search/translator?lang=nl) en men op deze site kan nagaan voor welke talen een persoon gemachtigd is om als beëdigd vertaler of vertaler-tolk op te treden.

Met betrekking tot de legalisatie wordt het volgende vastgesteld

Algemene bepalingen

Overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek moet de beëdigd vertaler of vertaler-tolk op correcte wijze zijn vertaling beëindigen met vermelding van de volgende gegevens (in de opgegeven volgorde):
1. "Voor eensluidende vertaling ne varietur van het ... naar het ..... Gedaan te ...... op ...... » ;
2. zijn identificatienummer (nummer beginnende met "VTI");
3. zijn handtekening of afbeelding hiervan
4. zijn voornaam en naam;
5. zijn titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;
6. zijn gekwalificeerde elektronische handtekening;

Personen die op grond van artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek bij wijze van uitzondering door een gerechtelijke autoriteit "buiten het register" worden verzocht, moeten op straffe van nietigheid hun vertaling aanvullen door hun handtekening te laten voorafgaan door de volgende schriftelijke eed
"Ik zweer dat ik mijn opdracht in eer en geweten, nauwkeurig en eerlijk heb vervuld."

Deze persoon mag de titel van beëdigd vertaler alleen voeren voor de hem toevertrouwde opdracht.

Beëdigd vertalers met een elektronische eID-kaart moeten voortaan hun gekwalificeerde elektronische handtekening op hun beëdigde vertaling zetten.

Sinds 1 maart 2021 werden beëdigde vertalingen van officiële documenten die bestemd zijn om in België te worden gebruikt, niet langer door de FOD Justitie gelegaliseerd.

Vanaf 1 december 2022 vervangt de gekwalificeerde elektronische handtekening de fysieke stempel. Het wordt dan mogelijk voor de beëdigd vertaler of vertaler-tolk om de vertaling digitaal te valideren voor gebruik binnen België.

Een beëdigd vertaler of vertaler-tolk mag zijn vertaling enkel zelf legaliseren voor de talencombinaties waarvoor hij is opgenomen in het nationaal register.

Indien een beëdigd vertaler of vertaler-tolk een vertaling legaliseert van of naar een taal waarvoor hij niet in het nationaal register is geregistreerd, kan hij, overeenkomstig artikel 555/12, § 1 van het Gerechtelijk Wetboek gesanctioneerd worden, inbegrepen een schorsing of schrapping uit het nationaal register.

Zowel de klanten als de autoriteiten waarvoor de vertalingen bestemd zijn, kunnen in het openbaar register nagaan of een vertaler of vertaler-tolk bevoegd is om beëdigde vertalingen te maken en voor welke talen.

Op deze site kan worden gezocht op basis van naam en/of identificatienummer.

Aanvragers of ontvangende overheden die onregelmatigheden of tekortkomingen vaststellen bij de legalisatie van beëdigde vertalingen, moeten deze per e-mail melden aan het nationale register, aan het mailadres NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be.

De naam, voornaam en het VTI-nummer van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk moeten in de klacht worden vermeld.

De beëdigde vertalingen van officiële documenten die voor het buitenland bestemd zijn, moeten, tenzij zij van legalisatie zijn vrijgesteld, door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking worden gelegaliseerd.

Elke beëdigd vertaler of vertaler-tolk die beschikt over een Belgische eID kan voortaan zijn beëdigde vertalingen rechtstreeks naar de FOD Buitenlandse Zaken, sturen onder de voorwaarden en volgens de procedures die in deze omzendbrief worden beschreven. Zij zullen daarvoor toegang krijgen tot het e-legalisatieplatform van de FOD Buitenlandse Zaken. De toegang wordt beheerd door de FOD Justitie.

Niet alle beëdigd vertalers en vertalers-tolken beschikken over een gekwalificeerde elektronische handtekening. Daarom wordt in deze omzendbrief een onderscheid gemaakt tussen de legalisatie van vertalingen met en zonder gekwalificeerde elektronische handtekening.

Indien de beëdigd vertaler of vertaler-tolk geen toegang heeft tot een gekwalificeerde elektronische handtekening, dan moet de vertaling gevalideerd worden door de FOD Justitie.

Deze bepaling is van toepassing op vertalingen die zijn bestemd om in België te worden gebruik, net als in het buitenland. Ze is ook van toepassing op personen die in het nationale register zijn ingeschreven en die op grond van artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek uitzonderlijk door een gerechtelijke instantie worden gevorderd om een document te vertalen, en deze zelfs al kunnen ze hun gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen op hun vertaling.

Alvorens een vertaling te legaliseren, controleert de FOD Justitie of de vermeldingen aan het einde van de vertaling voldoen aan de bepalingen van artikel 555/11, § 4 of 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek.

De legalisatie door de FOD Justitie bewijst dat de persoon die de vertaling heeft ondertekend, bevoegd was om de beëdigde vertaling voor de betrokken bron- en doeltalen te maken.

Te legaliseren vertalingen kunnen per e-mail of per post naar de FOD Justitie worden gestuurd.

De FOD Justitie kan de per e-mail verzonden documenten legaliseren door middel van een digitale handtekening.

De elektronische legalisatieprocedure krijgt de voorkeur.

Proces tot de legalisatie van vertalingen door een beëdigd vertaler of vertaler-tolk

1. Legalisatie van beëdigde vertalingen van officiële documenten voor gebruik binnen België

a) Beëdigde vertalingen gelegaliseerd met de gekwalificeerde elektronische handtekening van de beëdigd vertaler of vertaler-tolk

Beëdigde vertalingen die digitaal zijn ondertekend met de eID van de vertaler of beëdigd vertaler-tolk zijn geldig als beëdigde vertalingen voor gebruik in België.

Deze legalisatie is slechts geldig indien de beëdigd vertaler of vertaler-tolk de vertaling correct heeft uitgevoerd overeenkomstig artikel 555/11, § 4, van het Gerechtelijk Wetboek (zie algemene bepaling).

De vertaler of beëdigd vertaler-tolk mag zijn of haar fysieke handtekening scannen op de vertaling die in de elektronische versie wordt gebruikt.

De beëdigde vertaler of vertaler-tolk moet zijn vertaling afdrukken en handmatig ondertekenen voor het gebruik van zijn vertaling op papier.

b) Beëdigde vertalingen die door de FOD Justitie moeten worden gelegaliseerd

Beëdigde vertalers of tolken-vertalers die niet over een elektronische handtekening beschikken, moeten hun vertalingen door de FOD Justitie laten legaliseren.

Zij moeten hun vertalingen correct hebben ingevuld overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek.

Te legaliseren vertalingen kunnen elektronisch of per post naar de FOD Justitie worden gestuurd.

De FOD Justitie zal de digitaal ontvangen vertalingen kunnen legaliseren voor elektronisch gebruik.

De elektronische handtekening van de FOD Justitie vervangt de elektronische handtekening van de beëdigd vertaler. De door de FOD Justitie elektronisch gelegaliseerde beëdigde vertaling kan door de beëdigd vertaler of vertaler-tolk handmatig worden afgedrukt en ondertekend voor gebruik op papier in België.

Verzoeken om papieren legalisatie kunnen per post worden verzonden

Vertalers of vertalers-tolken die op grond van artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek "buiten het register" moeten worden gevorderd, moeten hun vertaling door de FOD Justitie laten legaliseren.

Zij moeten hun vertalingen correct hebben ingevuld overeenkomstig artikel 555/15 van het Gerechtelijk Wetboek.

Te legaliseren vertalingen kunnen elektronisch of per post naar de FOD Justitie worden gestuurd.

De FOD Justitie kan digitaal ontvangen vertalingen legaliseren voor elektronisch gebruik.

Verzoeken om legalisatie op papier moeten per post worden verzonden.

Legalisatie van beëdigde vertalingen langs elektronische weg

Het verzoek om elektronische legalisatie moet naar het volgende e-mailadres worden gestuurd:
voor Nederlandstaligen: NRBVT-legalisatie@just.fgov.be met de mededeling: "Voor legalisatie ".
voor Franstaligen : RNTIJ-legalisation@just.fgov.be met de mededeling: « Pour légalisation »
voor Duitstaligen: NRVUD-legalisation@just.fgov.be met de mededeling: " Zur Legalisierung ".

De vertaling die per e-mail naar de FOD Justitie wordt gestuurd, moet vooraf door de vertaler zijn afgedrukt en fysiek ondertekend.

De door een beëdigd vertaler of vertaler-tolk per e-mail verzonden vertaling kan een scan van de handtekening van de vertaler of vertaler-tolk bevatten.

Verzoeken om elektronische legalisatie moeten door de vertaler of de beëdigd vertaler-tolk worden ingediend.

De FOD Justitie legaliseert in PDF-formaat documenten die digitaal worden verzonden door middel van een digitale handtekening.

De door de FOD Justitie digitaal gelegaliseerde vertalingen worden per e-mail aan de ontvanger teruggestuurd.

Fysieke legalisatie van per post verstuurde vertalingen

Op verzoek van de vertaler, de beëdigd vertaler-tolk of zijn opdrachtgever legaliseert de FOD Justitie fysiek de papieren versies van per post verstuurde beëdigde vertalingen.

De vertaling die op papier wordt toegezonden, moet de originele handtekening van de beëdigd vertaler bevatten.

De te legaliseren documenten moeten worden opgestuurd of gedeponeerd op het volgende adres:
FOD Justitie
Nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken (legalisatie)
Waterloolaan 80, 1000 Brussel

Bij het te legaliseren document moet een gefrankeerde enveloppe worden gevoegd waarop duidelijk de naam van de geadresseerde en het retouradres zijn vermeld.
De gelegaliseerde vertaling wordt per post, met gefrankeerde enveloppe, aan de beëdigd vertaler of zijn opdrachtgever teruggezonden.

2. Legalisatie van beëdigde vertalingen van officiële documenten voor gebruik buiten België

Beëdigde vertalingen voor gebruik in het buitenland moeten nog worden gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Om door de FOD Buitenlandse Zaken gelegaliseerd te worden, moet de te legaliseren vertaling altijd vergezeld gaan van het origineel of een kopie van de brontekst. Voor meer informatie kunt u per e-mail contact opnemen met de FOD Buitenlandse Zaken: elegalisation@diplomatie.fed.be

De FOD Buitenlandse Zaken brengt een elektronische legalisatie aan op een elektronisch document of op een gescande versie van een papieren document indien deze elektronisch zijn ondertekend.

De FOD Buitenlandse Zaken brengt een fysieke legalisatie aan op het origineel van een beëdigde vertaling of op de kopie van het origineel van een door de FOD Justitie gelegaliseerde beëdigde vertaling.

a. Verzoek om legalisatie van beëdigde vertalingen gelegaliseerd met de gewalificeerde elektronische handtekening van de vertaler of beëdigd vertaler-tolk

De beëdigd vertaler of vertaler-tolk die de beëdigde vertaling met zijn identiteitskaart heeft ondertekend overeenkomstig punt 1 a. kan, indien hij daartoe door de FOD Justitie wordt gemachtigd, de beëdigde vertaling als pdf-bestand uploaden naar het elektronisch platform voor e-legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken.
( https://elegalisation.diplomatie.be/)

De beëdigde vertaling moet samen met een kopie van het originele vertaalde document worden geüpload.

Deze 2 documenten moeten in een afzonderlijk bestand worden geüpload. Een PDF met de digitaal ondertekende vertaling en een PDF met de scan van het originele vertaalde document moeten worden geüpload.

Elke vertaling die een beëdigd vertaler of vertaler-tolk op dit platform uploadt, wordt door de FOD Justitie als gevalideerd beschouwd.

De beëdigd vertaler of vertaler-tolk is enkel gemachtigd om beëdigde vertalingen die hij of zij met zijn of haar identiteitskaart heeft ondertekend te uploaden op de e-legalisatiewebsite van de FOD. Elk ander document zal door de FOD Buitenlandse Zaken worden geweigerd.

Beëdigd vertalers of vertalers-tolken die van de FOD Justitie nog niet hebben vernomen dat zij hun vertalingen kunnen uploaden naar het e-legalisatieplatform van de FOD Buitenlandse Zaken, moeten contact opnemen met de Dienst Nationaal Register.

b. Beëdigde vertalingen die vooraf door de FOD Justitie moeten worden gelegaliseerd

Beëdigd vertalers of vertalers-tolken die hun beëdigde vertalingen niet elektronisch kunnen ondertekenen, moeten deze eerst door de FOD Justitie laten legaliseren.

Verzoek om legalisatie van beëdigde vertalingen langs elektronische weg

Beëdigd vertalers of vertalers-tolken die niet over een gekwalificeerde elektronische handtekening beschikken, kunnen de FOD Justitie vragen hun document elektronisch te legaliseren en het voor hen in te voeren op het e-legalisatieplatform van de FOD Buitenlandse Zaken.

Het verzoek om elektronische legalisatie moet naar het volgende e-mailadres worden gestuurd:
voor Nederlandstaligen: NRBVT-legalisatie@just.fgov.be met de mededeling: "Voor legalisatie door Buitenlandse Zaken".
voor Franstaligen : RNTIJ-legalisation@just.fgov.be met de mededeling: « Pour légalisation par les Affaires étrangères »
voor Duitstaligen: NRVUD-legalisation@just.fgov.be met de mededeling: "Zur Legalisierung durch das Außenministerium"

De vertaling die per e-mail naar de FOD Justitie wordt gestuurd, moet vooraf door de vertaler zijn afgedrukt en fysiek ondertekend.

Bij de originele vertaling moet een scan van de brontekst worden gevoegd.

Deze twee documenten moeten afzonderlijk worden verzonden.

Fysieke legalisatie van per post verstuurde vertalingen

Beëdigd vertalers of vertalers-tolken of hun opdrachtgevers kunnen op hun verzoek fysieke legalisatie verkrijgen van beëdigde vertalingen die bestemd zijn voor gebruik in het buitenland.

Zoals aangegeven in punt 1, onder b), moet het verzoek om legalisatie op papier naar het volgende adres worden gezonden of daar worden neergelegd
FOD Justitie
Nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken (legalisatie)
Waterloolaan 80, 1000 Brussel

Bij het te legaliseren document moet een gefrankeerde enveloppe worden gevoegd waarop duidelijk de naam van de geadresseerde en het retouradres zijn vermeld.

De beëdigde vertaling moet op papier worden ingediend met de originele handtekening van de beëdigde vertaler.

De gelegaliseerde vertaling wordt per post, met gefrankeerde enveloppe, aan de beëdigd vertaler of zijn opdrachtgever teruggezonden.

Om de legalisatie van een papieren versie van een beëdigde vertaling door de FOD Buitenlandse Zaken te bekomen, moeten de betrokkenen de richtlijnen volgen die op de website van de FOD Buitenlandse Zaken staan: https://diplomatie.belgium.be/nl/legalisatie-van-documenten

Vragen over de uitvoering van deze circulaire kunnen worden gericht aan het Nationaal Register van gerechtelijke deskundigen en beëdigde vertalers, tolken en vertalers:
- per e-mail op het volgende adres: NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be
- per telefoon van 9 tot 16 uur:
voor Franstaligen: 02/552 25 07
voor Nederlandstaligen: 02/552 28 40
voor Duitstaligen: 02/552 28 40

Deze omzendbrief is van toepassing vanaf 1 december 2022.
Voor de Minister van Justitie,
M. LAMHASNI,
Directeur-generaal Rechterlijke Organisatie