Slotformule beëdigde vertalingen

Op 28 november 2021 ontving de Beroepsvereniging Beëdigd Vertalers en Tolken van het hoofd van de dienst Legalisaties van de FOD Justitie een mail getiteld "Correcte formule voor het afsluiten van beëdigde vertalingen", met volgende inhoud. We delen hem in deze nieuwsbrief om zoveel mogelijk beëdigd vertalers op de hoogte te brengen.

We wijzen ook op de volledige inhoud van omzendbrief nr. 284 betreffende de legalisering van de handtekening van beëdigd vertalers of vertalers-tolken - die onveranderd van kracht blijft - en die u hier integraal kan lezen.

Wij zouden graag nogmaals de ministeriële omzendbrief 284 van 1 maart 2021 onder de aandacht brengen.

Wij doen dit omdat het volgen van enkele eenvoudige formaliteiten ervoor kan zorgen dat probleemsituaties worden voorkomen.

Wij wensen meer bepaald de aandacht te vestigen op de passage waarin wordt vermeld dat de beëdigde vertalingen steeds op een gelijkvormige manier dienen te worden afgesloten.

In de praktijk ondervinden wij immers aan het loket van de legalisaties aan de Waterloolaan 115 te Brussel dat veel vertalers eigen varianten hanteren op de formule om een beëdigde vertaling af te sluiten.

Vóór de wijzigingen aan het Gerechtelijk Wetboek was het inderdaad gangbaar dat er enige variatie was in de afsluitende bepalingen, maar één van de doelstellingen van deze wetswijziging bestond er juist in om hieraan een einde te stellen.

Indien de afsluitende bepalingen niet correct worden aangebracht zijn de beëdigde vertalingen niet conform de wet en kunnen zij worden geweigerd door de ontvangende administratie of legaliserende dienst.

Dit kan niet alleen de vertaler, maar vooral zijn klanten voor aanzienlijke problemen stellen.

Enkele veel voorkomende afwijkingen zijn:

- de formule wordt in een andere taal aangebracht dan in één van de 3 officiële landstalen, het is niet aan de vertaler om deze formule te vertalen en in de wet werd de formule in geen andere talen opgenomen.

- de zin "Voor eensluidende vertaling ne varietur van het ... naar het ..... Gedaan te ...... op ......" ontbreekt of wordt niet correct opgenomen.

- er wordt vermeld dat de vertaler verbonden is aan een bepaalde rechtbank. Sinds de installatie van het Nationaal Register is hiervan geen sprake meer, men kan zich hierop dus ook niet langer beroepen.

- plaatsen van andere stempels dan de officiële stempel die werd uitgereikt (ook indien men reeds de officiële stempel heeft ontvangen).

- een kopie van de officiële stempel afprinten.

- andere toevoegingen die afwijken van wat bepaald werd in de wet.

- …

Mogen wij u vragen om het document in bijlage te communiceren aan uw leden en hen te vragen om de hierin opgenomen gegevens steeds correct te vermelden op elke beëdigde vertaling van hun hand.

De afsluitende formule moet de gegevens uit de bijlage bevatten, niet meer en niet minder.

Bijkomende precisering van de dienst Legalisaties van de FOD Justitie op 30 november 2021:

De formule moet inderdaad correct worden opgenomen in één van de drie officiële landstalen, zonder extra toevoegingen.

Indien zij bijkomend ook nog integraal en onveranderd wordt vertaald naar de doeltaal van de vertaling in kwestie, dan zal de vertaling echter niet door onze dienst worden geweigerd.

Wij zijn er ons immers van bewust dat dit soms wordt geëist door de ontvanger.

Legalisatie van een beëdigde vertaling

Overeenkomstig artikel 555/11, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek moet de beëdigd vertaler of vertaler-tolk op correcte wijze zijn vertaling beëindigen met vermelding van de volgende gegevens (in de opgegeven volgorde):

1. "Voor eensluidende vertaling ne varietur van het ... naar het ..... Gedaan te ...... op ...... “;

2. zijn identificatienummer (nummer beginnende met "VTI");

3. zijn handtekening;

4. zijn voornaam en naam;

5. zijn titel van beëdigd vertaler of beëdigd vertaler-tolk;

6. zijn officiële stempel.

Indien dit niet het geval is kan de vertaling niet worden gelegaliseerd door de dienst Legalisaties van de FOD Justitie (Waterloolaan 115).