Concertation structurelle « Kick off » traducteurs et interprètes jurés

 

Présents pour les associations professionnelles :

• Pour la BBVT-UPTIA : Amal Boualga
• Pour GVT (Gerechtsvertalers en -tolken) : José D’Hoore
• Pour BVT  (Beëdigd vertalers en tolken) : Henri Boghe
• Pour la BVGT (Beroepsvereniging Vlaamse GebarentaalTolken) : Lien Soetemans
• Pour l’ABILS (Association des Interprètes en Langue des Signes de Belgique Francophone) : Gaëlle Abrassart
• Pour ACV-CSC United Freelancers : Martin Willems
• Pour la CBTI-BKVT : Francis Aucquier et Rita Roggen
• Pour Lextra Lingua : Samia Belaid et Ned Ceman

Pour le cabinet du vice-premier ministre et ministre de la Justice :

• Tom Hoorens (conseiller de la cellule stratégique)
• Vincent Van Quickenborne (VPM)

Pour le SPF Justice (l’organisation judiciaire ):

• Michael Lamhasni (directeur-général OJ)
• Brigitte Collin (chef du service RN + frais de justice)

Pour l’ordre judiciaire :

• Goedele Franssens (JI TPI Anvers) 
• Geert Merchiers (procureur du Roi de Flandre orientale) 

L’interprétation simultanée vers le français : José D’Hoore (merci !)

Rédaction du PV : ABILS et BBVT-UPTIA.

 

 

1.     Inroduction :

 

 

Le cabinet ouvre la réunion en remerciant les associations pour leurs propositions d’ordre du jour et doléances. Un PowerPoint reprenant certains de ces points a été préparé.

 

 

La nouvelle cellule stratégique a d’emblée reconnu que la justice belge était un grand chantier et a assuré de sa volonté de collaborer avec les experts traducteurs et interprètes jurés (TIJ) afin d’améliorer, étape par étape, le travail entre les TIJ et la justice.

 

 

La ligne directrice de cette réforme est la note de politique générale 2022 du ministre de la Justice, la première étape constitue la création du site et l’application « Just on web » où il sera possible d’accéder au registre national reprenant l’ensemble des TIJ mais également à le rendre plus accessible. La publication a pris du temps en raison notamment de la loi sur la protection des données privées. Un avis était nécessaire à ce sujet (le délai était de 2 mois) mais il y a eu une bonne coopération entre la DG OJ, le cabinet et les associations professionnelles.

 

En effet, depuis que le registre national est accessible au grand public, beaucoup de services publics consultent cette liste pour trouver des TIJ de qualité (SPF Finance, les Douanes et accises, la ville de Bruxelles…etc.). Une communication a été adressée aux fédérations de notaires, d'huissiers de justice et aux associations régionales des villes et communes, etc. Plus d’efforts seront consacrés à la communication sur la publication du registre national.

 

 

Le cabinet envisage d'impliquer l'IFG (l’institut de formation judiciaire) pour savoir comment travailler avec les interprètes. 

 

 

Il est également apparu que les services de police ne disposent toujours pas d’un accès en temps réel à la base de données du registre, mais reçoivent une mise à jour hebdomadaire. 

 

 

À la demande des associations professionnelles, le ministère public (MP) communiquera d’avantage d’information à ce sujet.  

 

 

Tant le cabinet que le vice-premier ministre et ministre de la Justice ont reconnu que les TIJ sont précieux et nécessaires pour le maintien d'un état de droit en Belgique.

 

 

Au cours de la réunion, le vice-premier ministre est venu en personne exprimer son appréciation pour le travail des traducteurs et interprètes jurés et a reconnu leur rôle important au sein du système judiciaire. Il a remercié les traducteurs et interprètes jurés pour leurs efforts. Il a également dit avoir connaissance des problèmes, cependant tout doit être fait par étape. Il a aussi annoncé qu'une réforme des tarifs devrait suivre dans le courant de l'année. Le front commun (FC) a demandé que cette réforme soit une amélioration substantielle.

 

 

 

 

2.     Discussion au sujet du « contrôle qualité » des Traducteurs/Interprètes :

 

 

L’article 555/12 du Code judiciaire prévoit la possibilité de formuler une plainte contre un mauvais TIJ, la pratique serait même encouragée. La plainte, arrive à la commission d’agrément et peut en dernier recours, mener à une suspension ou une radiation du registre. Les décisions de radiation ne sont pas rendues publiques. Il est cependant possible au TIJ de se défendre et exercer un recours auprès du Conseil d’État. Toute personne peut déposer plainte (voir les AR). La procédure à suivre nous sera envoyée ultérieurement.

 

 

La radiation est évidemment une mesure extrême, la discussion entre le magistrat requérant qui s’est plaint de la qualité de la traduction et le TIJ est vivement recommandée (privilégier une résolution du problème à un niveau interne). Deux personnes ont fait l’objet de radiation depuis la création du registre à ce jour.

 

 

Il sera également procédé à une révision du manuel de qualité pour rendre les procédures et la législation plus claires pour les TIJ. Le cabinet rappelle que la loi prévale sur le manuel de qualité qui n’est pas « la bible ».

 

 

Bien que la grande majorité des TIJ fournissent une excellente qualité, les exigences doivent rester réalistes. Il doit être mis à disposition des TIJ les conditions nécessaires pour exercer correctement leur travail et fournir la qualité exigée.

 

Exemple : une demande de traduction ne devrait pas excéder les 2100 mots traduits par jour (300 mots /heure) selon la norme des institutions de l’UE. Autrement, la traduction est réalisée indubitablement au détriment de la qualité. La traduction est un travail intense et intellectuellement éprouvant.

 

 

Dans le cas d’un grand volume de traduction, il n’est pas possible de recourir à la sous-traitance, comme c'est le cas dans le secteur privé en raison du fait que le tarif des traductions est trop bas. 

 

 

Il faudrait que les autorités requérantes réfléchissent à la faisabilité du devoir avant de requérir ou imposer le délai d’exécution. L’ordre judiciaire (MP) indique que des circulaires internes sur le sujet peuvent être distribuées

 

La justice doit également veiller à varier les TIJ appelés, car ce sont souvent les mêmes noms qui circulent. Les nouveaux interprètes et traducteurs se plaignent parfois de ne pas recevoir de missions. Le cabinet rappelle que l'arrondissement judiciaire d'Anvers a tenté de travailler avec un système de rotation afin de donner plus d’opportunités pour les nouveaux interprètes. Malgré ces tentatives, il s'est avéré qu’ils doivent toujours recourir à ces mêmes listes car ce sont toujours les mêmes TIJ qui sont flexibles et disponibles. 

 

 

L’ordre judiciaire confirme qu'il est parfois difficile de trouver un(e) interprète ou un(e) traducteur (trice) à Anvers, pour certaines missions. La rapidité et la disponibilité sont importantes dans les procédures judiciaires.

 

Il a été fait mention du nombre de TIJ ayant leurs noms sur la liste pour la visibilité qu’elle offre mais n’exerçant pas vraiment pour la justice (même si légalement et déontologiquement ils sont obligés de le faire ?) Faudrait-il se baser sur l’absence de rentrée de facture pour mettre en lumière cette absence de collaboration et radier ces TIJ du registre? Ceci est compliqué à contrôler, car parfois des TIJ travaillent pour la justice indirectement par exemple : au sein de services d’interprétation (spécifiquement pour les interprètes en langue des signes). Le cabinet ne sait pas comment procéder, mais Il est conseillé aux TIJ de garder des preuves de leurs prestations juridiques et judiciaires, le cas échéant.

 

 

 

 

3.     Demande de suppression du payement au « pro rata » et augmentation des tarifs des traductions : 

 

 

La rémunération à la minute dévalorise les TIJ et décourage les candidats à poursuivre dans cette voie. L’exemple d’une prestation d’une minute a été évoquée.

 

 

De même dans la traduction, du temps (non rémunéré) doit être consacré à la mise en page, à la recherche de terminologie, compte tenu des tarifs très bas de la traduction, ce travail n'est pas très attractif.

 

 

L’ordre judiciaire a également demandé d’expliquer les raisons qui font que le travail des écoutes téléphoniques ést aussi populaire. Le FC fait remarquer que là, il n’ y a pas de prestations de quelques minutes seulement comme parfois au tribunal, avec une rémunération du temps d'attente dérisoire ou des risques d’annulation. Les écoutes téléphoniques représentent des missions de plusieurs heures de travail par jour, quelques fois quotidiens et une garantie de travail pendant des semaines et parfois des mois.

 

 

 

 

4.     Les associations demandent des délais de payement raisonnables : 

 

 

Selon le cabinet, ceci sera bientôt possible grâce à la numérisation de la justice et à l’application « JustInvoice » qui sera intégrée dans le site Just-on-web. Une démonstration de l’application « JustInvoice » a été faite. 

 

 

Près de 200 000 états de frais sont traités par an. Toute communication entre les prestataires de services et les bureaux de taxation se fait actuellement par courriel ce qui n'est évidemment pas gérable.

 

 

Les TIJ pourront se connecter et tout introduire via Just-on-Web : état de frais + réquisition + approbation et vérifier l'état de son état de frais. Après avoir soumis un état de frais, le prestataire de services recevra un avis de réception et aura un aperçu des dossiers soumis. Il/elle sera notifié (e) de la "mise en paiement" (après l'étape de la liquidation) d'un état de frais. Le paiement suivrait dans les 5 jours.

 

 

L'application JustInvoice permettra d'établir des statistiques et détecter d’éventuels problèmes.   Elle déjà prête à être utilisée et serait disponible pour les prestataires de service dès le début du mois de mai.

 

 

L’application est un premier pas qui devra être développée d'avantage aligné sur le GCAB (le système de comptabilité des frais de justice du SPF Justice). 

 

 

Tous les documents devront être soumis en format PDF qui pourra être problématique pour la vérification du nombre de mots des traductions effectuées. Une capture d'écran avec le nombre de mots pourrait être une solution.

 

 

Commentaire des associations : l'application JustInvoice permettrait de soulager les bureaux de taxation mais n’améliore vraiment les conditions de travail des TIJ. Le cabinet répond que JustInvoice est un outil qui a dû être développé et rendu disponible dans un délai relativement court qui sera optimisé grâce à nos concertations.

 

 

Le ministre a souligné qu'il ne sera pas possible de tout faire en même temps, il faudra bâtir brique par brique.

 

 

Le FC indique qu'à plus long terme, l'idéal serait de disposer d'une plateforme d’échange plus large dans laquelle la traduction pourrait également être soumise à l'autorité requérante, après quoi, l'approbation (avec ou sans remarques du magistrat) suit, le tout via l'application. En effet, il apparaît aujourd'hui que nous devrons continuer à recevoir les réquisitions et les textes à traduire, à soumettre des traductions ainsi qu'à demander et à recevoir des approbations, toujours par courriel. L'envoi de traductions par courriel présente toujours un risque pour la sécurité.

 

 

Le DG OJ s'engage à mettre à disposition des outils rapidement disponibles mais utiles.

 

 

 

 

5.     Discussion sur les délais de réception d’approbation

 

 

Les associations ont fait remarquer la difficulté d’obtenir les documents d’approbation et ont lancé la possibilité que les bureaux de taxation se chargent de demander ces documents, puisque l’application va leur libérer du temps. Le cabinet évaluera cette possibilité lorsqu’ils auront une idée plus précise de la quantité de taches qui incombera aux bureaux de taxation après leur réorganisation.

 

 

 

6.     Des données statistiques sur les délais : 

 

 

Des données statistiques sur les délais de paiement sont fournies :

 

En 2021, le paiement se fait en moyenne après 52 jours. 

En 2022, 42 jours en moyenne. 

Elle est basée sur la date de réception de la facture par le bureau de taxation (et non sur la date de la facture, qui est parfois plus ancienne).  

53% des états de frais seraient payés dans les 30 jours.

Paiement < 30 jours : Anvers, Louvain, Limbourg, Hainaut, Brabant wallon. 

Cas problématique : Bruxelles NL. 

Le DG OJ et le cabinet se rendront au bureau de taxation de Bruxelles NL mardi.

 

 

 

 

7.     Le DG OJ présente la nouvelle équipe :

 

 

Le DG OJ explique qu’il y a une nouvelle équipe dont une personne centrale responsable des frais de justice : Brigitte Collin. Ainsi, nous avons une seule interlocutrice pour toutes les questions. 

 

 

Le DG envisage de réformer le système des bureaux de taxation qui sont actuellement repartis de manière géographique en fonction des arrondissements. Certains bureaux ne disposent que d'un, voire deux employés chargés de la taxation. S'ils sont absents en raison d'une maladie de longue durée, cela génère des retards de payement. C'est un héritage de la législature précédente. Les réformes prennent du temps : la législation doit être modifiée et les procédures révisées.  

 

 

 

 

8.           Le DG OJ, se rend à une autre réunion vers 17h30. Réunion de suite.

 

 

Proposition de faire une deuxième réunion après les vacances de Pâques/ début mai. Le premier point abordé sera la révision des tarifs. Les possibilités techniques seront alors examinées. La présence de l'ordre judiciaire (représentants de la magistrature) n'est pas requise. 

 

 

Le DG OJ suggère de créer trois AR distincts : 

 

- un pour les traductions ;

- un pour les interprètes ; 

- un pour les écoutes.

 

 

Un AR distinct pour chaque chapitre serait plus rapide : ainsi, dès qu'un chapitre est terminé, il n'est pas nécessaire d'attendre que le reste le soit.

 

 

Après cette réunion spécifique sur les tarifs, au début du mois de mai, un projet d'arrêté royal devra suivre cette voie : 

 

- Inspection des finances ; 

- Ministre du budget ; 

- intercabinet fédéral ;

- Conseil des ministres ; 

- Conseil d'État (30 jours). 

 

L'objectif est de publier avant la fin de l'année.

 

Réaffirmation qu’aucun arrêté royal ne sortira sans concertation préalable avec les associations professionnelles. 

 

 

 

9.            Réunions de suite avec l’ordre judiciaire.

 

 

Avec l'ordre judiciaire sont prévues deux autres réunions cette année : une avant et une après les vacances d'été.

 

 

 

 

10.         Profitons de la présence de l’ordre judiciaire pour discuter de ce qui pourrait améliorer notre collaboration :

 

a.     L’ordre judiciaire rappelle que pour eux la qualité des TIJ est primordiale pour garantir l’état de droit. 

 

 

Les associations représentant le secteur font remarquer que pour garantir la qualité, les TIJ doivent disposer des moyens et conditions de travail, c’est-à-dire :

 

• Une rémunération juste ;
• Les moyens matériels et techniques: équiper les palais de justice de bidule(s) et cabines.
• Les interprètes de conférence en cabine sont informés à l'avance des sujets abordés, dispose d'un support écrit, travaillent dans une cabine insonorisée avec microphones et écouteurs en binômes, ils se relaient... En l’absence de conditions comparables, il est difficile d'obtenir la même qualité. 
• La préparation : la possibilité d’avoir accès à l’avance au dossier, au prononcé ou au moins à la citation (éventuellement le réquisitoire écrit) pour prester en toute connaissance de cause (pour des raisons déontologiques) et préparer de manière adéquate la mission. L’interprétation en langue des signes semble nécessiter encore plus de contexte que l'interprétation "ordinaire" (par exemple : il n'existe pas de signe global pour le terme "arme", l'interprète doit donc savoir de quel type d'arme il est question (arme à feu, couteau, batte de baseball, etc.) pour pourvoir rendre le sens correct. 
• La sécurité : l’anonymisation des TIJ dans un dossier pour protéger les TIJ et éviter les représailles (le registre est maintenant public !) poursuivre la sensibilisation du parquet pour assurer une bonne collaboration avec les TIJ.

Réponses du cabinet :

 

En ce qui concerne les bidules, il n'y a pas de marché en Belgique. Aucun service gouvernemental n’en a fait usage et il n’existe en conséquence pas de cahier de charges.  Le service en charge au sein du SPF Justice est constitué de deux personnes seulement. 

 

 

Le FC rappelle que le SPF Santé publique dispose de bidules. Le cabinet recueillera des informations mais admet qu’il serait impossible d’équiper chaque tribunal et dans chaque salle d'audience de bidule. 

 

 

Une prime décente sera prévue dans le nouvel Arrêté Royal pour les interprètes faisant usage de leur propre bidule. 

 

b.     L’ordre judiciaire met également l’accent sur le respect absolu du secret de l’enquête et de l’instruction et de la confidentialité (RGPD). Or, les traducteurs sont dans l’obligation d’envoyer leurs traductions aux bureaux de taxation pour justifier leurs nombres de mots facturés. Certains TIJ envoient ces pièces par Hotmail et autres outils des GAFA. C’est bien trop risqué!

 

L’ordre judiciaire est avant tout très inquiet du fait que toutes les traductions (même d'instructions en cours, de dossiers parfois sous embargo, de documents dont même des autres JI ou policiers ne devraient pas avoir connaissance) doivent être partagées avec les fonctionnaires des bureaux de taxation pour le calcul du nombre de mots des traductions. Les dossiers Sky ECC sont également cités.

 

 

Le FC rappelle qu'il partage ces craintes et que beaucoup de questions ont été adressées à ce sujet par questions parlementaires.

 

 

L'ordre judiciaire indique qu'une procédure différente devrait être envisagée. Bien sûr, tous les dossiers ne sont pas aussi secrets les uns que les autres. Mais il y a aussi des dossiers délicats. Le cabinet devra se pencher sur le sujet pour améliorer la procédure : utiliser un site internet sécurisé ou l’application pour résoudre ce grave problème.

 

c. Chacun sera mieux informé de la procédure de plainte.

 

 

 

11.         En ce qui concerne les conditions d'entrée pour le RN définitif, le cabinet nous informe que les 15 années d'expérience requises (avant 1er décembre 2016) en tant que TIJ pour l’obtention d’une dispense de la formation en " connaissances juridiques ", seront l'objet d'une modification dans la loi. 

 

 

 

 

12.         Mme Collin a précisé que toute prestation effectuée était une prestation payée. Si un réquisitoire n'est pas rentré dans son mois par oubli, il pourra être introduit sans qu'une procédure de recours soit nécessaire.  Cela doit être fait sous la forme d'une facture mensuelle "bis" pour le même mois. 

 

 

 

 

13.         Mme Collin souligne qu’un contrôle strict des compétences de TIJ aura lieu, cela voudra également dire que les traducteurs ne pourront plus traduire que vers leur langue maternelle (native speaker). Le RN est actuellement provisoire, aucune inscription définitive n’a eu lieu à ce jour. 

 

 

 

14.         Le front commun rappelle l'importance que la concertation soit plus structurée car aucun point n’a réellement été traité jusqu’au bout et aucune date de suivi n’a été prévue. Le FC demande à recevoir une ligne de temps et des ordres du jour complets, ainsi qu’une communication au préalable des tous les documents qui seront présentés ou traités.